Focus na fokus. Sprawdź scenariusz warsztatów i 6 ćwiczeń!

Pogłębione wywiady grupowe (fokusy) to doskonały sposób na zebranie interesujących wniosków, spostrzeżeń i propozycji działań EB od pracowników. Jak ułożyć ich scenariusz, o co zadbać, co zakomunikować na początku i na końcu spotkania? Tego dowiesz się z poniższego wpisu. Jednocześnie zapraszam Cię do komentowania i udostępniania swoich scenariuszy ćwiczeń!

Gdy już zbierzecie się w sali… czyli co na początek:

1. Przedstawienie się – tu nie tylko słowa się liczą. To, z jaką energią rozpoczniesz spotkanie wpłynie na to jakie ono będzie do samego końca.
2. Cel projektu, etapy – mimo że przy zapraszaniu na fokusy zapewne wyjaśniałaś/eś po co one są, warto jeszcze raz przypomnieć o celu projektu, a także o terminie kiedy przewidujesz zakończenie projektu wraz z publikacją raportu i strategii EB. Chodzi tu dosłownie o kilka zdań, dzięki którym pracownicy zrozumieją kontekst badania.
3. Cel grup fokusowych – uczestnicy mają prawo nie wiedzieć w jaki sposób będzie moderowane spotkanie. Dlatego też warto wspomnieć o głównej idei fokusów, jaką jest dyskusja w grupie, wymiana poglądów i spostrzeżeń. A wszystko po to, by każdy czuł się zaproszony do zabierania głosu.
4. Kontekst spotkania i obszary tematyczne – czy będzie to ‘rozwój Ekspertów w naszej firmie’, czy ‘opinie o pracodawcy wśród znajomych z branży’, albo ‘mocne i słabe strony miejsca pracy’ lub ‘charakterystyka grup docelowych’, warto na samym początku wylistować najważniejsze zagadnienia, które zamierzasz poruszyć w czasie ok. dwugodzinnego spotkania. Dzięki temu opadnie trochę naturalne napięcie związane z nową sytuacją, nową grupą i przedmiotem badania.
5. O czym NIE rozmawiamy i dlaczego – koniecznie trzeba zaznaczyć dlaczego nie będziecie poruszać pewnych tematów (jeśli takowe są). Dla przykładu: ostatnio projektowałam strategię EB, w tym prowadziłam audyt marki (wskazówki jak to zrobić znajdziesz tu). Robiłam to w firmie, która w przeciągu najbliższych 10 miesięcy zamierza się przeprowadzić z biura „o obniżonym standardzie” do nowoczesnego biurowca. Wiedząc o tym nie chciałam „marnować” czasu na dyskusję o warunkach lokalowych. Skoro firma podjęła już, skądinąd słuszną decyzję o przeprowadzce, to nie widziałam sensu w omawianiu czegoś, co właśnie jest zmieniane na lepsze. Rozumiesz, prawda?
6. Zasady spotkania – uczestnikom przedstawiam trzy najważniejsze. Jest to, po pierwsze: anonimowość uzyskanych danych (w zbiorczym raporcie zbieram w całość wszystkie wnioski bez wskazywania kto co powiedział). Po drugie: dobrowolność udziału w badaniu, jak również dobrowolność udziału w każdym ćwiczeniu. Zaznaczam, że nie ma obowiązku odpowiadania na wszystkie pytania, ale też uprzejmie przypominam, że skoro zgodzili się na udział w fokusach, to liczę na ich zaangażowanie. Trzecia wreszcie zasada, to otwartość: akcentuję przy tym, że przygotowane ćwiczenia i zadania mają na celu zachęcić ich do zabierania głosu, wymieniania się poglądami w sposób bezpieczny dla nich i swobodny. Dodaję też, że projektując scenariusz zrobiłam co w mojej mocy, by najbliższe 2-2,5 godziny minęły szybko i ciekawie, ale to od ich otwartości i nastawienia też zależy bardzo wiele.
7. Kwestie organizacyjne – czyli ile trwa spotkania, kiedy przerwy, itp.

Po tym krótkim wstępie (trwa ok. 10 minut) przechodzimy do celu, dla którego wszyscy się zebraliśmy. Czas rozpocząć warsztat fokusowy.

8. Przedstawienie się uczestników, zadania, staż pracy w firmie – warto te szczegóły zapisywać (zwłaszcza, gdy nie znasz uczestników). W czasie spotkania możesz odwoływać się do specyfiki pracy na danym stanowisku czy doświadczeń związanych ze stażem. Ta rundka powinna być dość szybka i energetyczna. Niektórzy już w tym momencie będą chcieli opowiadać o firmie więcej, dlatego zaznacz na początku wyraźnie, że będzie jeszcze czas na pogłębione refleksje. Na początek chodzi o krótkie przedstawienie się.
9. DYSKUSJA – przeprowadzenie ćwiczeń i zadań. Program spotkania wynika z celu, jaki chcesz osiągnąć. Jeśli jest to ocena i wymiana spostrzeżeń na temat procesu on-boardingu, to scenariusz może się różnić od tego, gdy wybierzesz jednak omówienie ‘mocnych’ i ‘słabych’ stron pracodawcy. Dane narzędzie możesz zastosować w różnym kontekście. Ważne, by pamiętać o przestawieniu celu zadania oraz poszczególnych etapów. Niektóre z nich przedstawiam poniżej. Wybierz z nich te, za pomocą których zrealizujesz swój cel.
10. Zakończenie – przypomnij o celu spotkania i dopytaj czy o czymś nie zapomnieliście.

Te narzędzia mogą Ci się przydać:

Skojarzenia wspomagane:

• Potrzebujesz: kolorowe karty (wydrukowane z Internetu) lub zakupione w sklepie dla trenerów.
• Cel: poznanie indywidualnej perspektywy pracowników, spojrzenie „z lotu ptaka” na pracodawcę i zaproszenie do dalszej dyskusji.
• Polecenie: proszę, by każdy z Was wybrał po dwa obrazy. Jeden niech przedstawia to, co Was uskrzydla w pracy, drugi – to, co te skrzydła podcina. Za chwilę, na forum omówimy Wasze wybory.
• Rekomendacje: to ćwiczenie lubię przeprowadzać na samym początku spotkania. Świetnie otwiera uczestników, zaprasza do głębszej refleksji. Obrazy są „bezpieczne”, można za ich pomocą opowiadać o ważnych emocjach i doświadczeniach.

Alegorie:

• Potrzebujesz: kartki papieru, kredki lub flamastry.
• Cel: zebranie opinii na temat pracodawcy, wypunktowanie najważniejszych aspektów związanych ze stylem zarządzania w firmie, komunikacją, pracą zespołową.
• Polecenie: narysujcie pracodawcę jako samochód. Zastanówcie się jakiej jest marki, ile ma benzyny w baku, kto siedzi za kierownicą, kto na miejscu pasażerów. Narysujcie drogę, po której jedzie, kogo mija (jakie inne samochody), a kto go wyprzedza. Na końcu, na forum grupy opowiecie o swoich alegoriach.
• Rekomendacje: wbrew pozorom i wbrew pierwszym reakcjom typu „oj, ja nie potrafię rysować!”, pracownicy chętnie przystępują do zadania (tak bardzo, że chcą swój rysunek wziąć ze sobą na pamiątkę). Warto wykorzystywać tę alegorię, bo jest to ćwiczenie, które buduje bezpieczną przestrzeń do opowiedzenia o postrzeganiu marki przez pracowników. Można też poprosić o porównanie samochodów do siebie, wylistowanie punktów podobnych i tych różniących się między sobą. Może to być ciekawa refleksja w gronie pracowników pochodzących z różnych obszarów/działów organizacji. Można też poprosić o komentarz typu: „Czy w momencie przyjmowania oferty pracy ten samochód wydawał Ci się taki, jaki jest obecnie?”. Raz zadałam takie pytanie i otrzymałam bardzo interesującą odpowiedź: „W rekrutacji prezentowano mi Porche, teraz widzę, że to dobry, rodzinny Volkswagen”. Domyślasz się jakich działań EB dotyczyły późniejsze rekomendacje?

Podsumowania:

• Potrzebujesz: kartki post -it, długopisy.
• Cel: zebranie atrybutów Employee Value Proposition, omówienie oczekiwanych zmian przez pracowników, zaproszenie pracowników do wyszukiwania rozwiązań.
• Polecenie: proszę by każda z grup (2 osoby w jednej grupie) wzięła na warsztat jeden z prezentowanych na flipie obszarów organizacji. Przykłady: Kultura organizacji (relacje, komunikacja wewnętrzna w firmie na wszystkich płaszczyznach, relacja z szefem, sposób załatwiania spraw, niepisane zasady i reguły, wartości firmowe, itp.). Rozwój (poczucie wpływu i współodpowiedzialność, zadania, projekty, szkolenia i konferencje, możliwość popełniania błędów, wymiana wiedzy, know-how specjalistów i ekspertów, know-how kadry zarządzającej, itp.). Budowanie zaangażowania (docenianie przez zarząd, szefa i kolegów, celebrowanie sukcesów projektowych i indywidualnych, feedback rozwojowy, sprawiedliwe wynagradzanie, sprzyjające warunki pracy=narzędzia, styl zarządzania firmą i zespołem, itp.). A następnie na kartce STOP – każda grupa wypisuje wszystkie działania, które w danym obszarze powinny zostać zastopowane (bo się nie sprawdzają w firmie, bo nie działają). Na kartce START – wszystkie te, które warto wdrożyć, rozpocząć. Na kartce CONTINUE – wszystkie te, które są OK, działają dobrze i należy je kontynuować.
• Rekomendacje: warto omówić z pracownikami każdy z obszarów, jednak przydzielić poszczególnym zespołom tylko jeden z nich. 15 – 20 minut powinno wystarczyć, by przeanalizować swój obszar. Absolutnie ważne jest również to, by zaznaczyć, że za chwilę na forum mają prezentować KONKRETNE rozwiązanie, nie ideę. Przykład idei: więcej rozmawiajmy ze sobą w firmie (nic nam ta propozycja nie wnosi, prawda?). Konkretny pomysł: 1:1 z kierownikiem co miesiąc (i to już jest konkret, prawda?).

Day in the Life of:

• Potrzebujesz: kartki papieru, kredki lub flamastry.
• Cel: poznanie grupy docelowej, jej zwyczajów, rytuałów, itp.
• Polecenie: narysujcie swój dzień od poranka do wieczora. Za pomocą symboli przedstawcie co robicie w ciągu dnia, w jaki sposób docieracie do pracy (i co robicie po drodze), co robicie po pracy (obowiązki rodzinne), jakie macie hobby, jakie macie przyzwyczajenia, z jakich mediów korzystacie poszukując wiedzy i rozrywki.
• Rekomendacje: wszystko, co uzyskasz z tego ćwiczenia będzie ważne przy projektowaniu person. Warto skorzystać z niego, jeśli nie masz innej okazji do porozmawiania z grupą docelową na temat jej pasji, stylu życia, ulubionych seriali, itp.

Media społecznościowe:

• Potrzebujesz: ikonki mediów społecznościowych.
• Cel: poznanie grupy docelowej pod kątem komunikacji, mediów, źródeł pozyskiwania wiedzy i rozrywki, itp.
• Polecenie: spośród dostępnych logotypów mediów społecznościowych wybierzcie te, z których korzystacie na co dzień (w pracy i po pracy).
• Rekomendacje: dyskusję na temat mediów prowadź na forum grupy. Dopytaj: W jakim kontekście (praca, rozrywka, znajomi) pracownicy korzystają z poszczególnych mediów? Jak często? Kiedy, w jakich sytuacjach? Na jakim urządzeniu? Od którego zaczynają dzień? Na którym kończą? Jakie emocje wiążą się z poszczególnym kanałem komunikacji (lubię/nie lubię/jestem uzależniony/itd.). A także: gdzie podpatrują innych pracodawców (inne wskazówki dotyczące benchmarku znajdziesz w tym wpisie)? Czy brakuje na stole jakiegoś logotypu? O których mediach jeszcze warto wspomnieć (kontekst zawodowy/kontekst poszukiwania wiedzy/kontekst rozrywki)?

Puentujące:

• Potrzebujesz: pocięte zdania, koperta.
• Cel: podsumowanie dyskusji.
• Polecenie: wylosuj zdanie z koperty i podaj ją dalej. Na forum dokończ zdanie (szybko, podając pierwsze skojarzenia).
• Rekomendacje: zdania możesz dowolnie tworzyć  w zależności od celu spotkania. Przykłady:   – Absolutnie największą wartością pracy tutaj jest…
  – Pierwsze 3 zmiany, które powinny nastąpić w najbliższym czasie to…
  – Nasza firma zajmuje w moim CV miejsce…
  – Nasz pracodawca powinien na zewnątrz komunikować to, że…
  – Jesteśmy idealnym pracodawcą dla tych, którzy…
  – Tu nie będą się dobrze czuli ci, którzy…
  – Najważniejsze w mojej pracy jest dla mnie to, że…
  – Najważniejsze dla zespołu, w którym pracuję jest to, że…
  – Najszczęśliwsze chwile, które przeżyłam/em w tej pracy to…

Mam nadzieję, że pomogłam Ci przygotować się do swoich pierwszych warsztatów fokusowych z grupą docelową lub udoskonalić codzienny warsztat, jeśli takie formy już prowadzisz. To pierwsza lista zadań. Liczę, że pomoże Ci ona odkrywać przełomowe insighty. Już tworzę kolejną! Zostaw komentarz, podziel się tym postem z innymi. Napracowałam się, więc bardzo mi pomożesz. Dziękuję!

Zdjęcie główne tu.