„Gotowi na przygodę?”. 7 lekcji z procesu projektowania strategii EB dla Grupy Komputronik [case]

Jak przystało na poznaniaków (ha ha ha), ten wpis o mojej współpracy z Grupą Komputronik (firmą wyrosłą w stolicy Wielkopolski) będzie pełen konkretów. Znajdziesz tu praktyczne wskazówki do zakorzenienia idei Employer Brandingu u siebie w organizacji. Wszystko to w formie lekcji, które wspólnie z Agnieszką Żak – Stechlińską z Działu HR doświadczyłyśmy odkrywając, nazywając i definiując kierunki pozycjonowania marki pracodawcy.

O etapach budowania strategii Employer Branding możesz poczytać w wielu miejscach na moim blogu, m.in.:

• https://bardzohr.pl/2022/04/22/jak-projektowac-strategie-employer-branding-11-porad-ktorych-nigdzie-indziej-nie-znajdziesz/
• https://bardzohr.pl/2018/01/31/strategia-eb-w-10-a-nie-w-9-krokach-jak-nie-komplikowac-sprawy/

Zatem ten wpis nie będzie ich powtórzeniem. Chciałabym za to podzielić się z Tobą kluczowymi momentami, które wpłynęły na to, że Agnieszka, Project Manager ze strony Klienta ocenia je tak:

„Gdybym miała określić Darię jednym słowem, byłoby to „zaangażowanie”. Daria całym serduchem była z nami i mogliśmy na Nią liczyć w każdej sytuacji”.

Ale nie chcę tu cytować peanów pochwalnych na swój temat (choć byłoby to kuszące). Chcę Ci przekazać konkretne wskazówki na co warto zwrócić uwagę przy podobnym projekcie.

Lekcja 1.: Obie strony podejmują decyzję o współpracy, nie tylko Zlecający. Zapraszając dostawcę/konsultanta pamiętaj, że on/ona też „wybiera”. Zaczynasz z kimś rozmawiać i czujesz, że ‘nadajecie na tych samych falach’? Widzisz, że drugiej stronie po prostu zależy na Twojej firmie, na tym projekcie? Zaufaj intuicji. W końcu macie współpracować przez wiele tygodni, a nawet i miesięcy. Będziecie zwracać uwagę nie tylko na pozytywne strony funkcjonowania organizacji, ale też na ‘punkty bólu’. Dobra chemia się przyda. Z mojej strony to właśnie sentyment do marki Komputronik wpłynął na przyjęcie propozycji spotkania. Pochodzę z Wielkopolski i na pierwszego maila firmy (którą pamiętam jeszcze z lat 90tych!) zareagowałam: Wow, muszę ich poznać! Pierwszy call ze wspomnianą Agą i z Andrzejem Wigluszem (Manager HR) był dla mnie decydujący. Cieszę się, że wspominają go podobnie:

Już na pierwszym spotkaniu poczułam, że coś zaiskrzyło, od razu weszłaś w nasze buty. Od razu podałaś nam kilka pomysłów, które coś otworzyły w naszych głowach. Nie oferowałaś rewolucji, raczej realne podejście. Poczuliśmy, że możemy być szczerzy. Nie trzeba się było spinać przy Tobie, ani stresować.

Ta trudno definiowalna nić porozumienia, fakt, że żartujecie z podobnych rzeczy, ciekawość drugiej strony  – dla mnie to właśnie te czynniki są kluczowe w momencie wyboru projektu. Być może nasze koty, chodzące przed monitorami, też tu pomogły 😉.

Lekcja 2.: Szczęście sprzyja przygotowanym. Nie licz na to, że jakoś się to ułoży. Zaplanuj każdy krok. W razie trudności, niezależnych od Ciebie sytuacji zmieniasz drobny element i – nadal masz wszystko pod kontrolą!

Warsztaty z Zespołem Projektowym to osobny wątek (zaraz trochę więcej). Ale pomiędzy nimi jest masa ustaleń! Najwięcej na początku (ok. 15h konsultacji), statusy bieżące (ok. 150 maili wysłałyśmy do siebie z Agą + dodatkowe godziny spotkań). Wszystko rozpisane pod kluczowe pytania:

• Kto jest grupą docelową w projekcie?
• Kogo w związku z tym zaprosimy do Zespołu Projektowego? Jak zaplanujemy jego pracę (hybryda, offline, spotkania krótsze czy całodzienne warsztaty)?
• Jakie są nastroje wokół EB w organizacji? Kto jest sponsorem projektu, kto będzie jego twarzą w komunikacji w organizacji?
• Jak się ma strategia marki pracodawcy do strategii marki w ogóle? Czy dział marketingu jest naszym sprzymierzeńcem, czy raczej jest zdystansowany do tematu EB twierdząc, że ‘to nie ma związku’ (i tak nie raz słyszałam…).

Projekt zaczęłyśmy na początku mojej pracy w GK. Zaskoczyło mnie to, że zarząd właściwie… szybko podłapał mój pomysł. Byłam przygotowana na mnożenie przeszkód, bagatelizowanie wysiłku potrzebnego w budowanie wizerunku. A tu się okazało, że jest świadomy jak bardzo jest to ważne. I nie tylko na rynku pracy, ale w ogóle. Jak ważna jest ta synergia z marką organizacji.

Ze słów Agi płynie zatem lekcja 3.: Zawsze zaczynaj od zarządu. Zawsze. Wierzysz w EB? Świetnie, będziesz tym emanować. Widzisz, jak inne firmy radzą sobie na rynku pracy? Super, benchmark przynosi dużo inspiracji. Ale Twój zapał na nic się zda, jeśli z góry nie będzie zgody na ten kierunek. Dlatego inspiruj, dziel się ciekawymi przykładami, bądź najlepszym adwokatem tego obszaru.

W trakcie projektu, tj. spotkań z Zarządem dbaj o swój wizerunek eksperta. Być może zaprosisz do współpracy konsultantkę/ta zewnętrznego, a być może samodzielnie poprowadzisz ten proces. W każdym przypadku zaznaczaj swój wkład, zabieraj głos, dorzuć kawałek istotnej wiedzy. I nie szkodzi, jeśli jesteś w firmie od niedawna. Może to nawet i lepiej. Bądź jak Aga:

Zależało mi na tym, by poznać lepiej organizację. Byłam w niej tylko od paru miesięcy. I brak znajomości firmy, jej zespołów, specyfiki, zależności, ludzi (przede wszystkim!) utrudniał mi niejedną decyzję. GK to duża firma (ok. 800 pracowników), więc projekt budowania strategii EB był do tego doskonałą okazją.

Zespół Projektowy na spotkaniu retro. Pierwszy z prawej: Sebastian Pawłowski, wiceprezes Zarządu GK, który osobiście przyszedł podziękować nam za zaangażowanie i pracę w projekcie.

Aga z pewnością miała duże wsparcie ze strony marketingu, Weronika (która była razem z nami w projekcie) bardzo pomogła nam w komunikacji projektu. Lekcja 4.: Nie rób EB sam/a. Poszukaj sprzymierzeńców.

Rewelacyjnie się złożyło, że akurat nasza firma przygotowywała się do rebrandingu. Mieliśmy na świeżo przeprowadzone badania marketingowe. Zmienialiśmy wiele w naszym Client Experience. Aby być wiarygodnym i spójnym jako marka, wiedzieliśmy, że energię powinniśmy włożyć też w opracowanie nowego Candidate & Employee Experience. Dlatego nie wyobrażałam sobie, że robimy ten projekt w jakimś odosobnieniu. I kiedy ktoś pyta się mnie co robię, że jestem tak skuteczna, to odpowiadam: rozmawiam z ludźmi. Oczywiście, że zdarzają się sporne kwestie (mamy budżet współdzielony),  ale poprzez regularne statusy i rozmowy ustalamy kroki, obszary decyzyjności i wpływu. Jeszcze zobaczymy czy wyodrębnimy EB jako osobną jednostkę. Póki co, jako HR ściśle współpracujemy z marketingiem i bardzo tę współpracę cenimy (dzięki Werka!).

Post z karierowego fb Grupy Komputronik, który prezentuje tego samego pracownika na tle starego/nowego logo firmy.

4 warsztaty z Zespołem Projektowym i wsłuchiwanie się w różnorodne opinie, lektura baaaardzo obszernych danych ilościowych & jakościowych z badań marki, analiza firm konkurencyjnych prowadzi nas do 5. lekcji: do Zespołu Projektowego dobieraj właściwe osoby. Ważne by byli to przedstawiciele grup celu, którzy:

• mają czas wziąć udział w całodziennych warsztatach (są dyspozycyjni),
• rozumieją konieczność zaangażowania się w projekt (warsztaty to nie przyklejanie kolorowych karteczek, ale wytężona praca),
• potrafią zachować dyskrecję (sakramentalna zasada ‘Las Vegas’ na spotkaniach). A nade wszystko:
• potrafią odłożyć swoje ego na bok i skoncentrować się na potrzebach pracowników, a nie na swoich własnych/indywidualnych/osobniczych.

Aga świetnie dobrała swój zespół: Andrzej (HR), Magda (Handlowiec B2B), Daria (e-commerce), Michał (Product Manager), Ania (Inżynierka IT), Paweł (Kierownik Sprzedaży), Weronika (marketing), Mateusz (Programista), Łukasz (Lider Magazynu).

Dla wielu osób był to pierwszy raz, kiedy to brali udział w projekcie interdyscyplinarnym, moderowanym przez kogoś z zewnątrz. Byli zaskoczeni, że te warsztaty są takie intensywne. I że coś dalej z nich wynika. Już po kick-offie  wiedzieli, do jakiego dążymy efektu i jaki jest plan działania. Czekali na kolejne spotkanie. Mimo że online – dzięki tablicy Mural, ćwiczeniom, przykładom – ten czas mijał nam błyskawicznie.

Trafnie dobrany zespół zaangażowanych osób to 50% projektu!

Aby Zespół Projektowy mógł wypracować trafne kierunki pozycjonowania marki, przez etap badań ilościowych & jakościowych marki należy przejść bardzo starannie. Lekcja 6.: Im bardziej wartościowe dane, tym bardziej wartościowe wnioski. Co więcej, dzięki temu możesz je wykorzystywać wielokrotnie!

Mamy kilkadziesiąt stron danych! Wracam do nich wielokrotnie i, choć zakres naszego projektu był wyraźnie określony, to zgromadzone informacje stanowią dla mnie źródło dodatkowych inspiracji. W tej chwili kontynuujemy współpracę z Darią przygotowując się do zdefiniowania wartości organizacji. To nasz kolejny projekt. Pierwszy po opracowanej strategii EB. I wiecie co? Dzięki rzetelnym danym nie musimy ponawiać wywiadów z pracownikami. Wszystko mamy już zgromadzone!

Dlatego zadbaj nie tylko o uważne wywiady czy warsztaty, ale też o odpowiednią syntezę danych (BTW: nauczysz się tego na moich najbliższych warsztatach).

Nie zatrzymuj się w tym pędzie. Zaraziłaś/eś innych entuzjazmem do EB, zbudowałaś/eś Zespół Projektowy (by rozwiązać go z końcem projektu gdy powstała już strategia), ale niech ta energia idzie dalej w organizację! Dlatego: lekcja 7.: zadbaj o pierwsze quick wins. Nie przygotowuj diagramów Gantta cyzelując każdy krok w planie szczegółowym na następne lata. Określ priorytety, znajdź ownerów tematów i zbuduj z nimi kolejne zespoły projektowe. Niech sprawy się dzieją dynamicznie. Z pewnością przyda się tu podejście zwinne, oddające autonomię zespołom. Zaopiekuj się kluczowymi obszarami, które korespondują z Twoją specjalizacją, ale przecież nie wszystko musisz/możesz robić samodzielnie.

Wiedziałam, że bez ambasadorów marki nie uda mi się wdrożyć nowej strategii komunikacji. Określając założenia #DrużynyK wiedziałam, że potrzebuję ludzi nie tylko zaangażowanych i kochających pracę w GK, ale też ‘czujących’ social media. Przekazałam im ‘Tone of Voice’, który ustaliliśmy w toku naszej pracy nad strategią, wdrożyłam w cele programu. W tej chwili uczymy się komunikacji w social media, przygotowujemy zasady pracy, monitorowania mediów, naszego udziału w dyskusji marki.

Profil LinkedIn Agnieszki, gdzie przedstawia Ambasadorów Marki GK

Na koniec mam dla Was jeszcze 3 wskazówki od Agi, która jako Project Manager projektu realizowanego wspólnie przez 3-4 miesiące podpowiada, że:

1. Weź zewnętrznego konsultanta. To jest dodatkowa para oczu, uszu, rąk. ktoś, kto nie jest przesiąknięty ‘sosem firmowym’. Ludzie mają różne doświadczenia z HRem, więc nigdy nie wiesz czy w czasie wywiadów rzeczywiście się otworzą. Łatwiej im, kiedy prowadzi je ktoś spoza firmy.
2. Badania, badania, i jeszcze raz badania. Nie może istnieć dobra strategia bez dobrych badań. Ten materiał, który teraz mamy jest dla nas bardzo wartościowy. Wracamy do niego często. Przydał mi się już w wielu sytuacjach. Nie tylko przy wspomnianym wyżej projekcie ‘Wartości GK’, ale również podczas planowania działań wewnętrznych dla pracowników – sprawdzam, w jakich obszarach jest największa potrzeba zmian.
3. Nie rezygnujcie ze współpracy międzydziałowej. To jest must-have. Ważne jest by poznać spojrzenia innych osób, by w myślenie o marce pracodawcy zaangażować biznes. Na początku może każdy z nich przyjść z lekkim dystansem, ale krok po kroku – otworzą się, zrozumieją, że Employer Branding to nasza wspólna sprawa. Do dziś mój Zespół Projektowy (rozwiązany z chwilą zbudowania strategii) podrzuca mi ciekawe inspiracje z rynku. „Tak, przy okazji” nauczyłyśmy ich z Darią obserwowania, wychwytywania trendów! I ogromnie cieszy, gdy podrzucają ciekawe pomysły, które możemy od razu adoptować w firmie:

Mapa w centrali GK, na której pracownicy mogli zaznaczać gdzie spędzili wakacje. Działanie zainicjowane przez Anię, członkinię Zespołu Projektowego.

Wiecie co jest najtrudniejszego w pracy konsultantki zewnętrznej? Na kilka miesięcy wsiąkam w organizację po to, by skończonym projekcie zrozumieć, że – tak naprawdę – nie jestem jej częścią. W końcu jestem konsultantką zewnętrzną, a nie pracownikiem tej firmy. Cudowne to dla mnie uczucie (w końcu uwielbiam pracować projektowo), ale gorzkie zarazem (jeśli napotkam na swej drodze firmę, której kultura organizacyjna jest ‘moja’). Tak właśnie było z Grupą Komputronik. Dlatego zdecydowałam się opisać naszą współpracą, aby choć na moment zatrzymać to doświadczenie i wspomnienia. Dziękuję Wam za tę przygodę! Pozdrawiam Was serdecznie, do zobaczenia na EBowych szlakach!

p.s. Claim: „Gotowi na przygodę?” = To hasło wypracowane przez nas w strategii EB, korespondujące z Employee Value Proposition. Jedno zdanie, które mówi tak wiele o firmie!

Duma mnie rozpiera, bo napisałam istotny rozdział książki. Rzecz dotyczy badań marki pracodawcy (mój 'konik’!). Książka do kupienia .