Wiki

Mam zadanie do wykonania. Klient chce mieć 50 koszulek z nadrukiem na rano. Projekt jest gotowy. Zdyszana wpadam do jednoosobowego departamentu czasami odpowiedzialnego za kreację i przygotowanie do druku:
– Krzychu! Są koszulki do druku ASAP. Daj mi kontakt do drukarni!
– Jakiej drukarni? – zdumiony spogląda na mnie
– No takiej, co nam na koszulkach drukuje! – wołam podrygując.
– Nie mam pojęcia, Wojtek to zawsze robił..
– A gdzie on jest? – niespokojnie zaglądam pod biurko
– Od wczoraj nie pracuje.
– …

Brzmi znajomo? Założę się, że tak. Kwestia know-how znikającego z firmy jest tak popularna jak kody QR w Japonii. Jednym ze sposobów na poradzenie sobie z tym problemem jest założenie wewnętrznej wiki. Firmowego odpowiednika dobrze znanej Wikipedii.

Rozwiązań na rynku jest mnóstwo. Są rozwiązania komercyjne i całkiem przyzwoite rozwiązania darmowe. Bardzo często firmy wybierają te drugie. Myślę, że słusznie. Przez kilka ostatnich lat przekonałam się, że porządną wiki można postawić nie wydając ani grosza na system…
Cały pomysł polega na:

  • czytelnie określonej strukturze informacji
  • przyjaznym interfejsie użytkownika
  • i jasno określonych odpowiedzialnościach.

Zaczynając pracę z wiki, często skupiamy się na aspektach technicznych i na tym co się ma tam znaleźć (zawartość ważna z perspektywy pracodawcy), rzadko biorąc pod uwagę użytkowników końcowych. A szkoda.
Często taka arogancja kończy się stworzeniem systemu nieużywalnego, odpychającego wyglądem i powodującego więcej strat niż korzyści.

Nieudolnie prowadzone wiki w organizacjach, utrwalają w ludziach przekonanie, które świetnie oddaje chętnie powtarzana opinia: Na wiki nic nie można znaleźć, a jeżeli już coś znajdę to jest nieaktualne.

Skąd to się bierze i jak temu zapobiec?

  • Słabe wsparcie wyszukiwania i nieintuicyjny interfejs – zainwestowanie czasu w zbadanie oczekiwań pracowników (ankiety, rozmowy, obserwacje) zwraca się w bardzo krótkim czasie. System szyty na miarę, ma zdecydowanie większą szansę na sukces.
  • Zostawienie wiki samej sobie – brak jasno określonych odpowiedzialności powoduje, że po pewnym czasie z systemu robi się informacyjny patchwork. Jasne określenie kto jest odpowiedzialny, za który fragment wiki powoduje uporządkowanie i bieżącą aktualizację informacji.
  • Brak wsparcia systemu przez kadrę zarządzającą – pomijanie przez managerów medium komunikacyjnego jakim jest wiki, powoduje, że informacje najcenniejsze i najbardziej ciekawe z perspektywy pracowników i pracodawcy nikną w gąszczu maili. Jeżeli najważniejsze osoby w firmie używają systemu i aktywnie uczą zespół kultury wiki, to korzystanie z niej staje się z czasem naturalne i intuicyjne.

Po pewnym czasie dobrze prowadzona i zaprojektowana wiki staje się swoistym Intranetem, bazą nieocenionej wiedzy i skuteczną platformą komunikacji.

Wróćmy raz jeszcze do początku…

Mam zadanie do wykonania. Klient chce mieć 50 koszulek z nadrukiem na rano. Otwieram wiki. Sekcja Firma… click…. Podwykonawcy… click…. Drukarnie… click…. Tabela sortowalna. Zawężam wyszukiwanie wpisując koszulki nad kolumną opis. Zostają dwa wyniki. Porównuję ceny. Wybieram numer…

Pin It

Zostaw komentarz