Według badań Amerykańskiej firmy Digigate, pracownicy, którzy mieli negatywne doświadczenia w procesie onboardingu, są dwa razy bardziej skłonni do szukania nowej pracy w przeciągu pierwszych sześciu miesięcy, niż Ci którzy byli zadowoleni z procesu wdrożenia.
Warto jest więc poświęcić trochę czasu na zaplanowanie skutecznego onboardingu. Poniżej, chciałam się podzielić z Wami swoimi wskazówkami odnośnie planowania takiego procesu. Mam nadzieję, że Was zainspiruję.
Czym powinien być ‘onboarding’?
Niektóre firmy popełniają błąd utożsamiając proces onboardingu tylko z przekazaniem nowemu pracownikowi firmowego laptopa, haseł i kont e-mailowych. W rzeczywistości jest to tylko jedna niewielka część tego procesu.
Onboarding będzie się oczywiście bardzo różnić w zależności od charakteru roli danego pracownika oraz charakteru samej organizacji, ale istnieją pewne wspólne elementy, które powinny znaleźć się w każdym z tych procesów.
Pomyśl, że jesteś nowym pracownikiem
Jeśli jesteś osobą prowadzącą proces onboardingu wyobraź sobie siebie jako nowego pracownika i zanotuj w jaki sposób chciał(a)byś zostać wdrożony/a do firmy. Pamiętaj o wszystkich osobach, które chcesz zaangażować w proces – np. bezpośredni przełożony nowego pracownika, koledzy z teamu, zespół finansów czy HR. Możesz też razem z nimi zaprojektować cały proces metodą Design Thinking.
Zanim nowy pracownik pojawi się w biurze…
- Przygotuj wszystkie ważne dokumenty
Pierwsza część tego procesu zwykle odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej. Dokumenty będą się różnić w zależności od rodzaju zatrudnienia, ale zawsze będą zawierać podpisaną umowę wraz z warunkami.
W tej części procesu ważne jest aby zrobić dobre wrażenie na swoim nowym pracowniku, więc upewnij się, że zwracasz uwagę na prawidłowe podanie wszystkich szczegółów – poprawne wpisanie imienia i nazwiska, prawidłową datę rozpoczęcia pracy, itp.
- Przygotuj wszystkie niezbędne rzeczy
- Po podpisaniu umowy wszystkie dane nowego pracownika powinny zostać wprowadzone do firmowego systemu CRM, a zaproszenie do procesu wysyłane do wszystkich osób zaangażowanych.
- Zalecamy, aby każdemu nowemu pracownikowi został przydzielony „buddy” – może to być dowolny członek zespołu, który będzie mógł wspierać go w trakcie procesu wdrażania i odpowie na wszelkie pytania dotyczące procesów firmy, do kogo się zwrócić z danymi problemami i nie tylko. Pierwszy najlepszy kolega/koleżanka z pracy :)
- Pamiętaj, aby przygotować wcześniej dla nowego pracownika sprzęt. W miarę możliwości jakie daje firma spytaj o preferencje systemowe oraz dodatkowe wyposażenie np.myszka, dodatkowy monitor.
- W 10Clouds dajemy też wszystkim pracownikom ‘Welcome Pack’, który pomaga im wejść w kulturę firmy. Paczka zawiera: min.nasze brandowane logiem skarpetki, kartkę powitalną, torbę, naklejki firmowe, i notatnik.
- Wyślij emaila na powitanie
Jest to szansa na potwierdzenie godziny rozpoczęcia pracy pierwszego dnia, jak również powiadomienia o tym kto będzie prowadził pierwsze spotkanie onboardingowe i jak będzie ono przebiegało.
W pierwszym dniu pracy…
W 10Clouds uważamy, że niezwykle ważne jest aby każdy nowy pracownik czuł się mile widziany.
Pierwszego dnia wszyscy nowi pracownicy witani są w recepcji siedziby głównej 10Clouds, gdzie podpisują regulamin korzystania ze ścianki wspinaczkowej :). Następnie odbywa się godzinne spotkanie wprowadzające, podczas którego otrzymują swoje laptopy, uzyskują wszystkie hasła do głównych platform komunikacyjnych i programów biurowych.
Kiedy wszystko jest już podłączone, wyruszają na wycieczkę po biurze, dowiadują się, gdzie siedzi każdy zespół.
Każdy nowy pracownik spotka się następnie ze swoim bezpośrednim managerem (z którym rozmawiali podczas ostatniego etapu rekrutacji) Na spotkaniu dowie się o podstawach pracy zespołu, w tym o regularnych spotkaniach zespołu, oraz wszystkich niezbędnych informacjach, które ułatwią mu pracę w pierwszych miesiącach. Jesteśmy także wielkimi fanami integracji zespołu, dlatego zachęcamy Cię do zabrania nowego pracownika na lunch zespołowy w pierwszym tygodniu pracy.
Warsztaty onboardingowe
Podczas całego procesu wdrożenia każda z nowych osób dostaje do swoich kalendarzy zaproszenie na 5 warsztatów, które odbywają się w pierwszym kwartale pracy. I tak pierwszy warsztat jest prowadzony przez naszego CEO, który opowiada genezę powstania 10Clouds oraz przedstawia naszą misję i wartości. Kolejne warsztaty prowadzone są przez naszych pracowników.
Poniżej rodzaje warsztatów, jakie zaproponowałam w 10Clouds:
- Warsztat kulturowy z Head of People
- Warsztat OKRs z OKR Champione
- Warsztat o projektach i klientach z Project Managerem
- Warsztat o komunikacji i brandzie z Marketingiem
Planując swój proces onboardingu pomyśl jakie warsztaty będą pomocne dla twojego pracownika. Co ułatwi mu jego pracę w nowym miejscu?
Quizy i Feedback
Każdy proces powinien być na bieżąco monitorowany oraz sprawdzany czy dobrze działa.
Samo wprowadzenie procesu to połowa sukcesu, jednak naszym najważniejszym cele powinien być jego rezultat w postaci dobrze wdrożonego pracownika. Polecam więc zebrać od nowego pracownika feedback po zakończonym pierwszym dniu oraz po całym procesie.
Dzięki tym informacjom będziemy dokładnie mogli stwierdzić czy proces został dobrze przeprowadzony czy może jednak jego ocena wskazuje na to, że trzeba będzie go poprawić.
Dodatkowym elementem kończącym onboarding pracownika może być quiz z wiedzy o firmie. W 10Clouds quiz jest po pierwszym dniu oraz po każdym warsztacie.
Zakończenie i rekrutacja
Podsumowując, od naszego procesu onboardingu zależy to jak zapamięta firmę nasz nowy pracownik, który jest podekscytowany ale i też niepewny tego co go czeka w pierwszych dniach nowej pracy. Sprawmy więc aby czuł się dobrze zaopiekowany i aby wiedział co ma robić. Pamiętajmy, że pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz.
Dołącz do nas!
Jeśli chciałbyś przekonać się czy nas proces działa i jak go prowadzę, zapraszam do udziału w otwartych rekrutacjach, które znajdziecie w zakładce careers.
Autorka: Dajana Tatar, Employer Branding Specialist, 10Clouds
Zdjęcia: własność 10Clouds