Zespół Projektowy w strategii Employer Branding: jak stworzyć drużynę ekspertów

Powiedzmy sobie szczerze: żaden projekt Employer Brandingowy nie wydarzy się w pełni bez dobrego Zespołu Projektowego. Dlaczego?   

Powiedzmy sobie szczerze: żaden projekt Employer Brandingowy nie wydarzy się w pełni bez dobrego Zespołu Projektowego. Dlaczego?                      Bez podziału zadań i wspólnej pracy koncepcyjnej (a także danych z badania marki pracodawcy), ryzykujemy, że włożymy mnóstwo czasu i energii w budowanie strategii, która nie spełni oczekiwań i nie zaopiekuje potrzeb kandydatów i pracowników. Oto recepta na dobry Zespół Projektowy.

Budowanie strategii Employer Branding to dość długi i dość skomplikowany proces, często zajmujący wiele miesięcy. Zanim przystąpimy do szeroko zakrojonych działań strategicznych, zanim przeprowadzimy badanie marki pracodawcy – zgromadźmy wokół siebie kilka osób, które pomogą nam w realizacji działań, wesprą przy burzy mózgów i – co najważniejsze – pozwolą spojrzeć na sam projekt z różnych pracowniczych perspektyw.

Definicja dobrego zespołu

OK, mówimy o dobrym zespole, czyli… jakim? Wbrew wszelkim pozorom jego członkowie nie muszą się znać. Podstawa jest zróżnicowanie. Jeśli mówimy o dużych firmach (> 200 pracowników) lub tych rozproszonych geograficznie – często jest to nie możliwe. Budować zespół z niemal „obcych” dla siebie członków jest trudniej, ale często lody pękają już na pierwszym spotkaniu, gdzie poznajemy się, przedstawiamy i integrujemy.

Nawet jeśli chcemy przygotować strategię EB dla firmy liczącej kilkudziesięciu pracowników pamiętajmy, ale w projekt zaangażować jak najbardziej różnorodną grupę. Pozwoli to na naprawdę twórczą pracę, popartą doświadczeniami nowozatrudnionego, Managera, rodzica, czy pracownika działu X. każdy z nich ma inne spojrzenie na swoją rolę w firmie, każdy z nich wniesie coś wartościowego.

Idealnie, gdyby udało Ci się zebrać przedstawicieli grup docelowych, o których na pewno myślisz jeszcze przed rozpoczęcia prac. Na pewno wniosą oni niepowtarzalne know-how, na co dzień niedostępne dla działu HR czy PR.

Jak rekrutować Zespół Projektowy?

Przy rekrutacji Zespołu warto pamiętać o uwzględnieniu w naszych staraniach właściwej ścieżki akceptacji. Trudno nam będzie „wyciągnąć” pracownika do – bądź co bądź – angażującego projektu bez zgody jego bezpośredniego przełożonego. Najpierw musisz więc porozmawiać z Managerem: przedstawić mu cele i założenia projektu, opowiedzieć dlaczego EB jest tak ważny („łatwiej zatrudnimy ludzi do Twojego zespołu” lub „będziemy w stanie ograniczyć rotację pracowników”), poinformować na ile % czasu pracy będziesz potrzebował jego pracownika. Otwarta komunikacja to podstawa, pamiętaj!

Jak podejść do Managera? Zacząć od osób zarządzających firmą i od jego przełożonych. To tutaj powinna się rozpocząć droga do skutecznej rekrutacji. Jeśli Zarząd lub Prezes wierzy w ideę projektu, popiera go i otwarcie promuje – Managerom będzie łatwiej „podzielić się” nawet swoim najlepszym pracownikiem, a często chętnie Ci pomogą w rekrutacji podsuwając własne „typy”.

Kiedy dotrzesz już do pracownika – poświęć mu czas. Znów (wiem, po raz kolejny, ale to naprawdę mrówcza i niekończąca się praca) wyjaśnij o co chodzi. Pamiętaj, że skrót „EB” najprawdopodobniej przywoła skojarzenie browarnicze, a pojęcie „budowanie wizerunku pracodawcy” jest tyleż piękne co enigmatyczne. Mów o celach, narzędziach i planowanych efektach.

Powiedz, czego od niego oczekujesz, jakie zadania go czekają, co może zyskać i jak wiele może swoim zaangażowaniem zmienić w firmie. Wysłuchaj wszystkich pytań i wątpliwości, zaopiekuj każde z nich. Jeśli czegoś nie wiesz – wróć z odpowiedzią najszybciej jak się da.

Motywujesz – zyskujesz

W toku wspólnych działań nieraz zdarzą się trudne momenty, mniejsze i większe kryzysy. Jeśli nienachalnie ale stale będziesz przypominać Zespołowi o tym PO CO to robimy i dlaczego musimy doprowadzić projekt do końca – możesz liczyć na w miarę stały poziom motywacji.

Jakie demotywatory możesz napotkać?

  • Zagubienie celu działań: to wcale nie jest niemożliwe, że w toku kilkumiesięcznej pracy i kilku – kilkunastu spotkań zapomnimy co tak naprawdę chcemy zrobić: strategię EB? Kampanię rekrutacyjną? Uratowanie zagrożonego dużą rotacją zespołu? Trzymaj się celów, które sprecyzujecie na pierwszym spotkaniu. To Ty jako Project Manager odpowiadasz za kurs tego statku.
  • Brak zrozumienia: jeśli nie będziesz stale edukować i wyjaśniać poszczególnych pojęć i kroków – Zespół przestanie rozumieć czym jest EVP i w ogóle to całe EB. Nie mów skrótami, tłumacz i edukuj.
  • Zmęczenie materiału: zbyt częste spotkania, które zajmują dużo czasu i pochłaniają dużo energii. Zaplanuj działania z dużym wyprzedzeniem, informuj co chcemy uzyskać na tym spotkaniu, a nad czym będziemy pracować na kolejnym. Postaw na efektywność, a nie na częstotliwość spotkań.
  • Wichrzyciele: często wkładając kij w mrowisko zmuszają do wyjścia ze strefy komfortu, co bywa dobre i budujące. Jeśli jednak ich głównym zadaniem jest rozbijanie pracy – będziesz mieć kłopot z zespołową motywacją. Ekstremalnie negatywnych ludzi nie zapraszaj do projektu, mogą zniechęcić do pracy WSZYSTKICH. A jeśli masz po prostu niespokojnego ducha – pozwól mu się wykazać, ale moderuj dyskusje (patrz „zagubienie celu działań”).

Jeśli motywacja Zespołu upadnie, może się zdarzyć, że strategia będzie tworzona „po łebkach”, a członkowie Zespołu już nigdy więcej nie zaangażują się w jakiekolwiek działania EB. A tego byśmy nie chcieli.

Jak zorganizować pracę?

W poprzednich akapitach pisałam o tym, jak ważna jest dobra organizacja pracy projektowej, abyśmy nie stracili z oczu celów, nie zmęczyli się sobą i aby proces tworzenia strategii EB nie wpływał nadmiernie na codzienne obowiązki członków ZP (tu możesz przeczytać o tym jak tę pracę ustawiłam projektując strategię w HICRON). Oto kilka wskazówek jak się zorganizować żeby nie zwariować.

  • Harmonogram na początek: już na pierwszym spotkaniu opowiedz krok po kroku co będzie się działo w projekcie. Niech tematy spotkań nie będą enigmatyczne (żadnych „spotkanie Zespołu numer 2”), a mówią wprost: „Omówienie wyników badań marki”, „Benchmark”. W dobrym tonie jest przygotować dla członków Zespołu materiały informacyjne, do których będą mogli zajrzeć, a w nich harmonogram projektu.
  • Spotkania planuj z wyprzedzeniem: w zależności od charakterystyki pracy w Twojej firmie – z jak największym wyprzedzeniem. Jeśli macie pracę „wyjazdową” – zabukuj wszystkie terminy od razu, nawet tych spotkań, które odbędą się za 4 miesiące. To zapewni Ci zdecydowanie wyższą frekwencję na spotkaniach.
  • Mów o celach i podsumowuj: rozpoczynaj spotkanie od małego résumé dotychczasowych osiągnięć, na koniec podsumuj to co dziś zrobiliście i opowiedz o tym, co będzie się działo dalej. Jeśli Zespół dostaje zadanie domowe – warto o nim przypomnieć. Dla nieobecnych na spotkaniu z przyczyn losowych – przygotuj krótkie podsumowanie mailowe, to pomoże uporządkować pracę.
  • Pamiętaj o wszystkich lokalizacjach: jeśli jesteście w jednym biurze – cudownie, wystarczy że spotkacie się w salce konferencyjnej. Jeśli pracujecie w innych miastach (lub krajach!) – możliwie ogranicz spotkania „fizyczne” do 2 – 3 kluczowych, do reszty zaś wykorzystaj komunikatory z wideo rozmowami. Tak jest trudniej, ale też się da!
  • Zadbaj o integrację: jeśli macie okazję spotkać się osobiście – wyjdźcie razem i pointegrujcie się. Może to być zwykły lunch lub wieczorne piwo. Im lepiej się poznacie, tym lepiej będzie się Wam razem pracowało.

Zgrany i produktywny Zespół Projektowy – marzenie każdego EB-owca. Mam nadzieję, że te kilka wskazówek pomoże Ci zgromadzić wokół siebie grupę fantastycznych ludzi, w którymi wspólnie zbudujecie nową i wspaniałą strategię EB dla Waszej firmy!

Autorka: Joanna Sieradzka, PR Manager i Koordynator ds. Employer Branding w HICRON

Źródło grafiki.

 

Zostaw komentarz

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.