Często pytacie mnie jak wygląda model dłuższej współpracy. Projektowanie strategii EB (działania, które wiążą mnie z firmą na dobre 2-4 msce) to 70% tego, czym się zajmuję. Jednak, raz na jakiś czas, pojawia się organizacja, która – prócz strategii – potrzebuje też działać operacyjnie. Tak jest właśnie z Anegis. Od dwóch lat realizujemy różne tematy EB&HR. Na kanwie tych wspaniałych miesięcy przygotowałam dla Was 8 wniosków, które pomogą Wam przygotować się na współpracę z zewnętrznym konsultantem.
Trafiliśmy na siebie z Anegis dwa lata temu. Zostałam polecona przez dotychczasowego Klienta (doceniam Just!). W takich chwilach pozwalam sobie na spontaniczne pytania i okrzyki: wow! A przez kogo? A jak to? Ale fajnie! Z Moniką od razu znalazłyśmy wspólny język. Od razu wyczułam, że różnimy się temperamentem (na końcu artykułu dowiesz się więcej). Jednak już na pierwszym spotkaniu przeszłyśmy do konkretów. Monika Markowska, jako Head of HR wprowadziła mnie w specyfikę biznesu, przedstawiła wybranym specjalistom i managerom, oprowadziła po firmie (to było w tzw. czasach przedpandemicznych) i zaparzyła dobrej kawy 😉
Wniosek 1. Jeśli chcesz pracować z zewnętrznym konsultantem (w obojętnie jakim obszarze) poświęć czas na to, by wdrożyć go do organizacji. Na to muszą się znaleźć odpowiednie zasoby (czas, energia, Twoje zaangażowanie). Im szybciej poczuje się ona/on częścią organizacji, tym szybciej przejdzie do działania.
Właściwie decyzja o współpracy zapadła dość szybko. Gro komunikacji prowadziłyśmy via e-mail, ale od czasu do czasu spotykałyśmy się w centrali firmy (Wrocław). Na początku miałam mnóstwo pytań. Wszystko po to, by zdefiniować potrzeby oraz zakres naszej współpracy = projektu.
Wniosek 2. Im lepiej doprecyzujesz z konsultantem zakres współpracy, tym bardziej trafne będą jej efekty. Tu nie ma miejsca na domysły. Każde pytanie, i to każdej ze stron, ma prawo paść. Oczywiście NDA zawsze można podpisać, ale zaufanie buduje się przede wszystkim jasno określonymi oczekiwaniami. Nie bój się stawiać ich przed tymi, których zapraszasz do współpracy.
Wniosek 3. Bądź jednak otwarta/y na to, że i druga strona postawi pewne oczekiwania. Może to wybrzmieć teraz dość stanowczo, ale chodzi mi o to, że pewne reguły ustanawia się nie tyle ustnie, co poprzez konkretne działania. Przykład: jeśli PM ze strony Klienta znajduje czas (co bardzo zresztą doceniam), by dość szybko odpowiadać na moje pytania w mailu, to mnie to też ustawia w takim dynamicznym 'flow’. Wiem, że po drugiej stronie mam kogoś, komu rzeczywiście zależy.
W Anegis, jeśli mnie pamięć nie myli, tzw. sprawy formalne ogarnęłyśmy już po tygodniu. Szybko też ustaliłyśmy zakres współpracy przy naszym pierwszym projekcie – strategii Employer Branding. Zaczęłyśmy od badań marki. Możecie zobaczyć jak wygląda cały proces na innym przykładzie lub poczytać o roli badań marki tutaj. To, co pamiętam szczególnie z tego okresu, to nieustanne zadawanie pytań badawczych i poszukiwanie odpowiedzi. Wchodząc w jakąś branżę (tutaj IT nie było dla mnie nowością, bo zdecydowana większość moich Klientów reprezentuje ten biznes) mam ambicję dowiedzieć się o niej jak najwięcej. O Dynamicsie (produkt Microsofta, którego Anegis jest Złotym Partnerem) nie wiedziałam nic. Nieocenionym źródłem wiedzy w tym zakresie byli pracownicy (i po to też prowadzę z nimi wywiady!). Przyznaję, Anegis we współpracy jest dość wymagające. Zarząd szybko włączył się w naszą współpracę. Wierzcie mi, jedna godzina spotkania, a dwie godziny przygotowań do niego… 😉 Dlatego szczególnie takie testimoniale od Moniki, jakie przeczytacie poniżej radują moje EBowe serce!
„Znajomość nowych trendów, kreatywność, rozległa wiedza biznesowa – to szczególnie doceniam we współpracy z Darią. Widzę, że zarząd zyskał wartościowego partnera!”.
Wniosek 4.: Konsultacje, rozmowy projektowe to nie ‘pitu pitu’. Choć fajnie czasem pogadać o życiu (i w ogóle), to wzajemna stymulacja, odwaga w zadawaniu (sobie i innym) pewnym pytań, głęboka refleksja i otwartość – to kluczowe w efektywnej współpracy. Ona nie posunie się do przodu, jeśli będziecie ‘ślizgać się po powierzchni’. Tutaj trzeba odkryć wszystkie karty i określić co wspólnie można zrobić dobrego dla organizacji ‘na już’, a co wymaga większych nakładów pracy bądź… nie zostanie zmienione w ogóle (z różnych przyczyn).
Zarząd Anegis na dobre włączył się w projekt strategii na etapie przedstawiania wniosków z badań marki wraz z listą rekomendacji działań (planem EB). Dość szybko określiliśmy priorytety i wspólnie ustaliliśmy kolejne działania. Jednym z nich było zaprojektowanie nowego procesu on-boardingu. Choć firma od dawna działała w remote (dane było mi odwiedzić również jej biuro w Warszawie przed pandemią), to jednak proces ten, w nowych warunkach, wymagał ułożenia go na nowo. Zbudowałam interdyscyplinarny zespół projektowy, przeprowadziliśmy badania, przeszliśmy przez etap ideacji (burza mózgów) aż do prototypowania rozwiązań. Wykorzystując Design Thinking nie tylko przeprowadziłam zespół przez ten proces (na blogu opisałam kiedyś podobny przykład), ale nauczyłam ich tej metody.
Wniosek 5.: Pamiętaj, że w ramach współpracy z konsultantem/dostawcą możesz wymagać systematycznego przekazywania wiedzy, technik facylitacji, narzędzi, konkretnych wskazówek jak przeprowadzić podobny projekt w przyszłości. Śmiało proś o wiedzę poprzez: konspekty warsztatów, netografię dotyczącą danego tematu, opis ćwiczeń, rekomendacji narzędziowych, itp.
„W czasie warsztatów Design Thinking bardzo podobało mi się narzędzie ‘Journey Map’. Za jego pomocą mapowaliśmy doświadczenia pracowników w pierwszych tygodniach pracy. Z pewnością wykorzystam je w innych projektach HRowych”
| Chcesz się nauczyć projektować tzw. „Ścieżkę Użytkownika”? Tu znajdziesz video, w którym opisuję ją krok po kroku. |
Gdy miałyśmy już ogarnięte najważniejsze działania zaplanowane w naszej strategii EB, przyszedł czas na ‘Tone of voice’ marki pracodawcy. Tutaj do współpracy przyłączył się zespół marketingu. Spotykaliśmy się online w formie warsztatów kilka razy by finalnie ustalić archetypy marki, język i styl komunikacji wraz z przykładowym contentem i wyborem kanałów. Chociaż pierwotnie nie zakładaliśmy takiego działania (w końcu firma ma swój dział marketingu), to po drodze okazało się, że szybciej i efektywniej będzie jeśli połączymy siły.
„Choć na tamten czas samodzielnie prowadziłam HR w firmie, miałam to szczęście, że zasoby marketingowe miałam zaopiekowane. Przynajmniej tutaj mogłam liczyć na wsparcie współpracowników. Jednak marketing realizował zadania na szczeblu firmy tworząc content przede wszystkim dotyczący produktu. A marka pracodawcy jest innym ‘produktem’. Dlatego uznaliśmy, że z tej współpracy na styku: HR – marketing – Employer Branding może wyjść naprawdę ciekawa, wiarygodna i spójna strategia komunikacji”.
Te dwa artykuły mogą Ci się przydać:
- https://bardzohr.pl/2020/05/25/najgorzej-byc-nijakim-dlaczego-potrzebujesz-archetypow-marki/
- https://bardzohr.pl/2020/10/28/a-jak-brzmi-twoje-slowo-tone-of-voice-w-komunikacji-marki-pracodawcy-zobacz-mindmap/
Wniosek 6.: Dołączaj do współpracy osoby spoza Działu HR. Choć projekt (czy konsultacja) zapewne idzie z Twojego budżetu działowego, to nie obawiaj się rozszerzać kręgu interesariuszy projektu. Dzięki temu wzmocnisz relacje w firmie oraz – co chyba tu najważniejsze – uzyskasz dodatkowych ambasadorów tematów EBowych!
Po tym projekcie obie rzuciłyśmy się w wir innych zadań. Monika przede wszystkim była zajęta wdrażaniem on-boardingowych rozwiązań wcześniej przez nas wypracowanych, a ja – totalnie zanurzyłam się w kolejną strategię, z kolejnym pracodawcą. I tutaj ważna uwaga: bo współpraca z konsultantem nie jest czymś, co zawsze można z góry zaplanować w kalendarzu.
Wniosek 7.: To już zależy od Ciebie (i od konsultanta) czy zaplanujecie współpracę w systemie ciągłym – np. widzimy się co wtorek + bieżąca komunikacja. Czy jednak w systemie przypominającym sinusoidę – działamy intensywnie nad projektem, a potem przerwa (być może tygodnie albo i nawet miesiące).
Czas mijał. Miałyśmy ze sobą sporadyczny kontakt. Aż nagle telefon. I to od samego CEO. Jest temat! Przy tej całej prędkości, jaką firma pędzi na co dzień, musi znaleźć się czas na refleksję o wartościach. Przyjęłam zlecenie. Ustaliliśmy terminy. Chciałabym tu napisać, że udało nam się to dość szybko, ale nie jest to możliwe (jeśli kiedykolwiek rezerwowaliście terminy na dłuższy warsztat 4 osobom z zarządu + HR to wiecie o czym mówię…). Najpierw jeden warsztat. Potem drugi. Potem wywiady i potem trzeci warsztat. Projekt jest w toku, więc nie mogę jeszcze zdradzić efektów (ale tu możecie poczytać o podobnym procesie definiowania kultury i wartości).
„Ta współpraca stymuluje mnie nie tylko do tego, by efektywniej działać z pewnymi tematami (tak, jak zwykle działa obecność drugiej osoby w projekcie), ale daje też takie poczucie, że w momencie niełatwych czasem dyskusji (przecież definiujemy tu nie tylko to, co nam się udaje, ale też to, co trzeba w firmie zmienić) jest ktoś, kto Cię wesprze: argumentami, danymi, przykładami z rynku. Nieocenione w sytuacji, gdy prowadzisz HR w firmie w pojedynkę”.
Wniosek 8.: tak już na zakończenie… Jeśli czujesz flow z konsultantem – to wchodź w tę relację śmiało! Merytoryka i sprawność operacyjna tej osoby – oczywiście też mają kolosalne znaczenie (bo projekty to nie towarzyskie pogaduchy). Ale jeśli nie ma tej przysłowiowej chemii, to oboje się umęczycie. I wtedy jednak lepiej znaleźć kogoś, kto Ci 'pasuje’.
Czy zdarzyło mi się nie dość dobrze współgrać z PMem projektu ze strony Klienta? Pewnie, że tak. Zdarzają się, choć rzadko, takie sytuacje. Potrafię wyczuć na samym już początku, na etapie wstępnych rozmów, czy będzie nam razem po drodze. I, jak widać na przykładzie Anegis, tu wcale nie chodzi o to, by zobaczyć po drugiej stronie absolutnie taki sam temperament jak Twój. Tu Monika jest tą stroną bardziej empatyczną, refleksyjną, uważną i wyczuloną na wszelkie niuanse płynące z organizacji – z kolei ja definiuję się jako ta gotowa do działania, odważnego stawiania hipotez, kreatywnego wymyślania szalonych pomysłów. Obie, jak sądzę, doskonale się uzupełniamy. Ale tylko dlatego, że wiedziałyśmy dokładnie co chcemy razem zbudować, obu nam zależało i obie dawałyśmy temu wyraz już od samego początku (patrz wniosek 1. i kolejne).
Życzę Ci znalezienia takich konsultantów, doradców czy dostawców, przy których rozwiniesz skrzydła!
Grafika główna: Photo by Randy Fath on Unsplash