Fundamentalne zasady funkcjonowania organizacji. Jak stworzyć Kodeks Etyki

Kodeks Etyki to zbiór najważniejszych wartości i ‘reguł gry’ danej wspólnoty. Jest kluczowym dokumentem w procesie pozycjonowania firmy jako dojrzałej organizacji.

Wyznacza podstawowe zasady postępowania, określa jakie postawy są w firmie pożądane, w jaki sposób podejmowane są decyzje strategiczne i operacyjne, jaki jest styl zarządzania ludźmi oraz styl współpracy z partnerami biznesowymi. Wszystko to spisane na dużym poziomie ogólności (od szczegółów są bowiem polityki i procedury wewnętrzne), ale na tyle konkretnie, że po lekturze wiesz jak masz się zachować w określonej sytuacji. Przyjmowanie lub dawanie prezentów kontrahentom? Czy członkowie rodziny mogą być dostawcami firmy? Zgłaszanie mobbingu, który ma miejsce w pracy? Kształtowanie wizerunku pracodawcy w mediach społecznościowych? Kluczowe wartości i postawy, które budują zaangażowanie organizacji? Jakie są fundamentalne założenia firmy, takie jak misja i wizja i jej kierunki strategiczne? To wszystko, oraz wiele więcej, powinno być spisane właśnie w Kodeksie Etyki.

Czy dokument jest obligatoryjny? Dla małej firmy być może nie, ale dla większej stanowić może źródło zasad i norm etycznego postępowania, do których to możemy odwołać się zwłaszcza w sytuacjach niejasnych czy spornych. A tych z pewnością nie zabraknie, jeśli na pokładzie mamy +100 czy +1000 pracowników. Kwestia chociażby związków partnerskich czy małżeństw. Bardzo rzadko podnosimy ten wątek oficjalnie, na forum organizacji. Z większości rozmów, jakie przeprowadziłam z zespołami HR czy z zarządami wynika, że wolimy unikać ewentualnej konfrontacji z zainteresowanymi stronami. Choć wszyscy zgadzają się co do tego, że w pracy po prostu nie przystoi zarządzać swoim własnym mężem czy partnerką oraz nie jest mile widziane awansowanie jej/jego czy przydzielani premii, to HR ma związane ręce i nie ma możliwości odwołania się do tych założeń. Co bowiem niezapisane, to dozwolone.

Co ważne i dość oczywiste, to spisane zasady choć normami prawnymi nie są, jednocześnie jednak nie powinny stać w sprzeczności do nich. ‘Reguły gry’ danej społeczności, jaką jest organizacja powinny być akceptowane przez wszystkich jej członków. Powinny też wynikać z szeroko pojętej etyki biznesu, norm społecznych, określać ramy postępowania oraz granice, których przekroczyć – w dojrzałym społeczeństwie – po prostu nie wolno.

Dlaczego warto przygotować Kodeks Etyki:

• buduje wizerunek firmy z dojrzałą kulturą organizacyjną,
• pomaga ustalić czym ma być organizacja w oczach jej członków, jak i otoczenia zewnętrznego,
• pomaga rozwiązywać problemy, które pojawiają się w trakcie rozwoju organizacji,
• łączy ludzi we wspólnotę, w której liczy się ‘to samo’,
• wpływa na styl zarządzania, sposób traktowania ludzi oraz budowania relacji zawodowych,
• określa ramy współpracy ze środowiskiem lokalnym, z innymi podmiotami, otoczeniem organizacji (rynek polski, jak i rynki zagraniczne),
• jest kompatybilny z innymi dokumentami przedsiębiorstwa (polityki wewnętrzne, przepisy prawne przedsiębiorstwa, strategie ESG, CSR, itd.),
• nazywa zachowania pożądane i niepożądane. Po to, by promować kulturę organizacji, która wspiera rozwój biznesu i jednocześnie też po to, by nie stwarzać okazji do nadużyć.

Choć przeczytałam do tej pory mnóstwo dostępnych na rynku kodeksów, których narracja była raczej negująca i o negatywnym wydzwięku: „Tego zabraniamy Ci, drogi pracowniku”, „To są nakazy, których bezwzględnie musisz przestrzegać”, „Tego nie wolno, tamtego się wystrzegaj”, to uważam, że lepiej sprawdzi się podejście zgoła odmienne. Być może powszechniejsze jest myślenie o zasadach współpracy poprzez język negacji (zwróć uwagę np. na regulaminy klas tworzone w szkołach podstawowych…), jednak jestem przekonana, że lepiej sprawdzi się tu język włączający, doceniający i wspierający. Skoro Kodeks Etyki jest kluczowym dokumentem, w którym zawieramy to JAKA JEST organizacja i CO JEST dla niej KLUCZOWE, to sposób tworzenia tego dokumentu, jak również język, którym się w nim posługujemy ujawnia (nie)dojrzałość organizacji. Forma, nie tylko treść, powinna być spójna i wiarygodna z fundamentalnymi wartościami, do jakich firma się odwołuje.

Warto rozważyć:

• Czy chcemy w kodekście pisać o zasadach i normach (język doceniający i angażujący), czy raczej o zakazach (język negacji i zakazów)?
• Czy raczej zaprosimy do współtworzenia dokumentu przedstawicieli kadry i pracowników, czy napiszemy go w zaciszu gabinetu CEO lub HR?
• Czy określimy bardzo ogólne, a przez to ‘bezpieczne’ dla firmy reguły, czy raczej przedstawimy hipotetyczne lub rzeczywiste przykłady sytuacji orzedstawiając je  jako tzw. 'dobre praktyki’?

10 kroków do zbudowania Kodeksu Etyki:

1. Kick-ff: zebranie oczekiwań, ustalenie kolejnych krokówu (spotkanie z Zespołem Prawnym/Compliance i HR, sponsorem projektu).
2. Analiza danych wyjściowych (polityki i procedury wewnętrzne przedsiębiorstwa, Badanie Zaangażowania, Kodeks Wartości, inne).
3. Warsztaty i/lub wywiady z top managementem.
4. Opcjonalnie: Warsztaty z liderami (wybrane grono).
5. Opcjonalnie: Warsztaty z pracownikami (interdyscyplinarne, wybrane grono).
6. Praca nad contentem (synteza i analiza wniosków z warsztatów/wywiadów).
7. Konsultacje z Działem Prawnym/Compliance + HR.
8. Opcjonalnie: wywiady 1:1 z liderkami/specjalistami działów (konsultacje i praca nad poszczególnymi partiami tekstu odnoszącymi się do zakresu odpowiedzialności danego zespołu).
9. Konsultacje z Działem Prawnym/Compliance + HR. Zatwierdzenie contentu.
10. Ogłoszenie Kodeksu Etyki na forum przedsiębiorstwa (forma do ustalenia).

Przykładowe treści Kodeksu Etyki:

1. Wstęp. Kilka słów od Zarządu.
2. O naszej organizacji (co robimy, dlaczego to robimy, jak to robimy)
3. Wizja. Wartości organizacji.
4. Po co powstał kodeks.
5. Do kogo jest skierowany.
6. Powinności kadry zarządzającej.
7. Obowiązki i prawa pracownika.
8. Zobowiązania wobec Inwestorów.
9. Przeciwdziałanie nieuczciwym praktykom, konfliktom interesów i korupcji.
10. Bezpieczeństwo i przyjazne środowisko pracy.
11. Relacje ze społecznością lokalną i otoczeniem biznesowym przedsiębiorstwa.
12. Dbałość o wizerunek przedsiębiorstwa.
13. Wykorzystanie majątku firmy. Informacje poufne.
14. Zgłaszanie nieprawidłowości.
15. Zakończenie (fakultatywnie np. linki do wszystkich polityk wewnętrznych).

Kodeks powinien ewaluować, nieustannie wzbogacać się o nowe treści. Wchodzi w życie ustawa o sygnalistach? Najpierw ustalacie odpowiednią procedurę, a w kolejnym kroku – uzupełniacie kodeks o jej założenia. Firma zobligowana jest do wdrożenia Strategii ESG? Działacie j.w. Wchodzi w życie Strategia CSR? – j.w., itd.

Źródło grafiki: https://pl.pinterest.com

Firma cały czas się rozwija, dojrzewa jako organizacja. Z biegiem czasu pojawiają się nowe okoliczności funkcjonowania. Jeśli po raz pierwszy pojawia się w firmie określona sytuacja (np. nieuczciwy kontrahent), to warto aktualizować treść kodeksu o dany przykład.

Kodeksy Etyki wybranych firm, ku inspiracji!:

Grupa Pracuj: dokument nie tylko ‘informuje’ o regułach postępowania w firmie, ale też ‘edukuje’. Prócz treści typowych dla kodeksu znajdziesz tu pojęcia i charakterystykę definicji, które się z nim wiążą (np. dyskryminacja, tajemnica przedsiębiorstwa, czyn nieuczciwej konkurencji).

Meble FORTE: zasady obowiązujące w firmie oraz opis wynikających z nich postaw. ‘Co oznacza’ lub ‘czego nie oznacza’ zachowanie się zgodnie z daną wartością czy regułą. Jestem przekonana, że ułatwia to odbiorcom zrozumienie co konkretnie jest od nich oczekiwane. Choć dokument liczy aż 88 stron (w moim odczuciu to jednak dość dużo), to muszę przyznać, że jest naprawdę kompleksowy.

Alstom: świetnie zredagowany dokument! Prócz zdjęć pracowników (prawdziwych, nie stockowych) zawiera m.in. listę przydatnych pytań, które warto sobie zadać zanim podejmiesz decyzję w imieniu firmy. Znajdziesz też tu opis sytuacji problematycznych i przykładowe rozwiązania względem nich.

Praca nad kodeksem zależy od tego czy firma ma już określone wartości, czy wykonała już wysiłek jakim jest dyskusja o tym JAKĄ CHCE BYĆ organizacją dla swoich pracowników i klientów. Jeśli dopiero startujesz w tym procesie, z pewnością artykuł o tym zaprojektować wartości oraz jakich błędów uniknąć pomoże Ci w zdefiniowaniu kluczowych obszarów kultury organizacji. Jeśli potrzebujesz wsparcia, napisz, umówimy się na krótkiego call’a lub dłuższą współpracę!

Photo by Mark Duffel on Unsplash