Proces adaptacji pracownika w nowym otoczeniu zawodowym może wesprzeć budowanie wizerunku pracodawcy tylko wtedy, jeśli oprzemy go na wartościowych doświadczeniach i wyjątkowych relacjach z marką, jakie rodzą się w pierwszych tygodniach pracy.
Zwykle proces adaptacji (ang. on-boarding) służy przygotowaniu nowego pracownika do objęcia stanowiska i realizacji zadań. Procedury firmowe, uprawnienia do systemów i dokumentacja kadrowa otwiera niejedną listę działań do zrealizowania w pierwszym dniu pracy. Do tego struktura działów, zasady kultury organizacyjnej, reguły pracy w zespole i wartości firmowe – liczba informacji i regulaminów, które musi zapamiętać nowozatrudniony każe mu selektywnie do nich podchodzić. W dodatku z nadzieją, że znajdzie w przyszłości trochę czasu, by do nich wrócić kiedy tylko będą mu potrzebne. Dobrze jest, jeśli otrzymuje je w formie przynajmniej dwudniowego szkolenia adaptacyjnego, w czasie którego może poznać innych, takich jak on sam, nowych współpracowników, a także specjalistów działów, z którymi widywać się będzie najczęściej (Kadry i HR, managerowie). Choć pewnie żadna wspólnota/grupa w czasie tych kilkunastu godzin nie ma szans się zawiązać, łatwiej mu będzie „załatwić” jakąś rzecz w przyszłości, jeśli będzie wiedział do kogo się zwrócić.
Wszystkie wymienione elementy potrzebne do rozpoczęcia pracy są oczywiście niezmiernie istotne. Ich uporządkowanie, opakowanie w określoną formę (szkolenie, Welcome Pack, ulotki, zakładka w intranecie) wymaga zaangażowania wielu stron. Tak duża ilość pracy na pewno przynosi dobre owoce. Szkoda jednak by było na tym poprzestać i nie sięgnąć po możliwości, jakie daje on-boarding w procesie Employer Branding: budowanie pozytywnego i długotrwałego pierwszego wrażenia, twórcze angażowanie w markę pracodawcy oraz zachęcanie do utożsamiania się z nią już od pierwszego dnia pracy.
| Przeczytaj koniecznie: „Zostać czy uciekać. Jak działa mózg w procesie on-boardingu. Model SCARF Davida Rocka”. |
Psychologia pierwszego wrażenia
Od dawna wiemy, że mamy tylko jedną szansę, by zrobić pierwsze wrażenie. Co więcej, jak dowodzą badania przeprowadzone w Belgii, Kanadzie i USA kierowane przez naukowców z University of Western Ontario owe spostrzeżenia i „prawdy” są później trudne do zmiany. Wyobraźcie sobie, że macie pracownika, który w pierwszym tygodniu pracy czeka na komputer, dostępy i uprawnienia. Takiego, który ma przed sobą opasły segregator z wydrukowanymi regulaminami potrzebny do zalogowania się do systemu i nie ma kogo zapytać o to, który z nich jest najważniejszy (brak osoby oddelegowanej do wsparcia nowego pracownika). Wyobraźcie sobie takiego, który błądzi po korytarzach firmowych w poszukiwaniu innych działów czy wypytującego o nazwiska tych specjalistów, z którymi za chwile będzie realizował projekty. I choć po tygodniu wraca z urlopu jego manager, który natychmiast organizuje wszystkie potrzebne formalności a także przedstawia go zespołowi, jego „pierwsze wrażenie” zawsze pozostanie już z nim na zawsze.
Mimo że, zdaniem wspominanych naukowców, kontekst pozyskiwanych informacji może ulegać zmianie (tu: pierwszy tydzień bez managera, kolejny: już z odpowiednim wsparciem), to jednak mamy tendencję do pozostawiania przy swoich pierwszych doświadczeniach i na ich podstawie budowania opinii i wniosków. Co więcej, większość osób pozostaje przy swoim pierwszym wrażeniu nawet wtedy, gdy kolejne doświadczenia im zaprzeczają. Generalizując odbiór rzeczywistości ufają swojej intuicji i spostrzeżeniom koncentrując się na tym, by szukać tylko takich informacji, które będą „potwierdzały” wypracowane już przez nich wnioski.
„Co ja najlepszego zrobiłem?!?”
Jeśli zatem nie chcemy, by nasz nowy pracownik zaraz w pierwszych dniach kwestionował swoją zawodową decyzję i nie był zdemotywowany postarajmy się zrobić wszystko, by pierwsze wrażenia podsumowywał pozytywnymi słowami. I to nie tylko dlatego, że negatywne informacje rozchodzą się bardzo szybko na rynku pracy (zwłaszcza w sobie social media). „Czuję, że zależy im na mojej opinii”, „Czuję, że tu nie muszę udawać innego, niż jestem. Że mogę tu być sobą”, „Wiem, że dobrze wybrałem” – taką postawę buduje się nie tylko przez wartościowe szkolenie wprowadzające, ale przez każdy inny element on-boardingu:
- Mail zapraszający na pierwszy dzień pracy od Specjalisty HR i managera prowadzącego proces rekrutacji, w czasie którego wybrano daną osobę.
- Przywitanie na recepcji firmy.
- Szkolenie wprowadzające: ciekawe formy warsztatowe, tylko najważniejsze informacje z obszaru historii firmy, wartości pracodawcy, a także z obszaru kadr, HR, rekrutacji wewnętrznych, czy programów angażujących pracowników w markę. Spotkanie z prezesem/dyrektorem i rozmowa o misji, celach firmy i celach pracownika (!).
- Wartościowe i pożyteczne szkolenie BHP, które nie jest jedynie „żmudnym zadaniem do zaliczenia”.
- Pakiet dla nowego pracownika (handbook z najważniejszymi informacjami), kupon na produkty firmowe, kubek czy inne gadżety firmowe, a nawet przedmioty, książki czy smakołyki kojarzone z powstaniem firmy i specyfiką biznesu.
- Wszelkie kwestie kadrowe (dokumentacja) załatwione przez opiekuna HR (HR Business Partner dedykowany dla danego obszaru biznesu).
- Oprowadzenie po budynkach firmowych i zapoznanie z całą infrastrukturą.
- Osobisty opiekun nowego pracownika (niekoniecznie manager).
- Ankieta oraz wywiad podsumowujący proces rekrutacji (ocena całego procesu w oczach pracownika) a także audyt narzędzi Employer Branding (m.in. strona kariery) prowadzony przez Dział HR.
- Wprowadzenie do departamentu/zespołu: spotkanie i przedstawienie się wszystkich, omówienie celów zespołu, zakresu obowiązków i projektów realizowanych przez każdego współpracownika.
- Cykl spotkań coachingowych z managerem (na początku, w trakcie, jak i na końcu trzymiesięcznego okresu próbnego), w czasie których obie strony pytają, słuchają się nawzajem i wyciągają wnioski na temat współpracy.
- Umowa przedłużająca współpracę przekazana pracownikowi co najmniej na kilka dni przed zakończeniem okresu próbnego, a której warunki wynegocjowały wszystkie strony jeszcze w trakcie rekrutacji.
- Ankieta i wywiad indywidualny podsumowujący okres adaptacji (badane elementy: utożsamianie się z marką pracodawcy, pierwsze i następne spostrzeżenia, wnioski, obszary do zmiany, itp.) przeprowadzany przez Dział HR.
Doświadczeń i emocji, które możemy budować w trakcie trzymiesięcznego okresu próbnego (tyle, de facto trwa on-boarding) jest wiele. Ich ilość zależy oczywiście od skali organizacji, zasobów Działu HR, motywacji managera, a nawet ufności i stopnia zintegrowania się zespołu, do którego ma trafić nowy pracownik. I trudno powiedzieć czy duże, czy jednak mniejsze organizacje mają więcej możliwości, by skorzystać ze wszystkich szans, jakie daje proces wdrożenia. Zwłaszcza, że niekoniecznie zależy on od budżetu, a „jedynie” od pomysłowości i zaangażowania tych, którzy za niego odpowiadają. Za przykład może nam posłużyć McGarrah Jessee. Firma reklamowa ze Stanów Zjednoczonych w dość osobliwy sposób wita swoich nowych pracowników. Dla tego, który jako 100. dołączył do zespołu przygotowała miłą i angażującą już na wstępnie w markę pracodawcy niespodziankę. Przyjęcie zorganizowane na cześć „nowego” wraz z przedstawieniem jego życiorysu i zakresu kompetencji pokazuje jak ważny jest w firmie każdy członek zespołu. Założyciele firmy, pracownicy, a nawet zaprzyjaźnione czworonogi – wszyscy świętowali pierwszy dzień pracy zaskoczonego i roześmianego Elliota Nordstroma. Video z tego wydarzenia (patrz: netografia) warto obejrzeć jako inspirację do wymyślania działań on-boardingowych na najwyższej skali „Wow experience” i to w dość niesztampowy sposób.
Bo on-boarding nie musi być schematycznym, jednostronnym i mało angażującym monologiem pracodawcy, w czasie którego trudno pracownikowi dostrzec najbardziej istotne dla niego informacje. Może być pełen ciekawych rozwiązań, zaangażowanych trenerów, specjalistów HR czy managerów, którym naprawdę będzie się chciało zadbać o nowego pracownika, jego odczucia i pierwsze wrażenia związane z marką pracodawcy. To nie stanie się od razu, ale stanie się na pewno. Wygłoszone w czasie procesu rekrutacji obietnice nie pozostaną bez pokrycia. Wszak w Employee Brandingu nie chodzi o to, by tylko pozyskać, ale by zatrzymać i angażować pracownika. I to już w chwili, gdy po raz pierwszy przekroczy próg siedziby firmy.
Artykuł ukazał się pierwotnie w Miesięczniku Benefit (numer 7-8/2015)
Jak zaprojektować “ścieżkę Użytkownika” w Candidate & Employee Experience (video instruktażowe)