„Wymyślmy coś!”, „Dlaczego konkurencja na to wcześniej wpadła, a my nie?”, „Bądźmy bardziej kreatywni!” – słyszysz te zdania dość często w swojej pracy? Jeśli tak, to znaczy, że te wskazówki są dla Ciebie.
Burza mózgów, czyli jak wpaść na genialny pomysł?
Żeby była jasność – zaangażowanie ludzi, ich otwarte głowy, chęć eksperymentowania i poszukiwania nowych źródeł inspiracji są KLUCZOWE. Gdy zapraszasz ich do wspólnego wymyślania nowych rozwiązań postaraj się tak dobrać uczestników, by raczej reprezentowali sobą postawę: „tak, chcę!”, niż: „to na pewno się nie uda”. Dobrze wiesz, że jednych i drugich nie brak w organizacji. Tę pierwszą grupę jednak łatwiej będzie Ci przeprowadzić przez kolejne etapy sesji kreatywnej wiedząc, że mają motywację i przekonanie, by w niej uczestniczyć.
Narzędzie, jakim jest „burza mózgów” skutecznie porządkuje oraz wspiera proces generowania pomysłów, ale na pewno nie jest lekiem na wszystkie bolączki (typu: zniechęcenie, lenistwo, bierność). Jaki jest zatem pierwszy krok do skutecznej sesji? Dobrać aktywnych, zaangażowanych i otwartych uczestników!
Załóżmy jednak, że nie masz wpływu na to z kim akurat przeprowadzasz ‘burzę’. Załóżmy też, że któryś z uczestników będzie miał gorszy dzień (każdy ma prawo). Albo że ma niezbyt pozytywne skojarzenia lub nawet doświadczenia z tym narzędziem i jest co najmniej ‘sceptycznie’ nastawiony. Nic straconego, jeśli będziesz podążać krok po kroku, trzymając się ram czasowych oraz organizacyjnych (poniżej konspekt) na pewno uda Ci się wykrzesać z grupy maksimum tego, co może dać od siebie w czasie kreatywnej sesji. Krok drugi to dokładne przygotowanie scenariusza spotkania. Z tą jednak myślą, że w każdej chwili możesz go zmienić, przemodelować, wprowadzić dodatkowe ćwiczenia. Pamiętaj, że aby móc improwizować – trzeba być przygotowanym. Nie idź na żywioł, zwłaszcza jeśli stawiasz pierwsze kroki w tym obszarze.
This baby is looking very happy. Just watch out his cool dancing steps from gifs
Masz już gotowy zespół, masz gotowy scenariusz oraz wszystkie niezbędne materiały (kartki post-it to podstawa). Pora zaczynać!
Są trzy podstawowe zasady burzy mózgów:
PIERWSZA ZASADA: 1 FOCUS – oznacza on, że cel spotkania jest jasny i że wszyscy wiedzą jakie przed nimi postawiono wyzwanie projektowe.
Przykłady:
– „Jak moglibyśmy zadbać o to, by Adam (hipotetyczny nowy pracownik) na każdy etapie on-boardingu czuł, że organizacji na nim zależy?”
– „Jak moglibyśmy zaprojektować Dni Otwarte w firmie tak, by wszyscy jego uczestnicy byli nimi izachwyceni i mówili o nich jeszcze długo po wydarzeniu?”
Jeśli chcesz wiedzieć w jaki sposób definiować wyzwanie projektowe zajrzyj do artykułu na temat Design Thinking. Jeszcze lepiej zrobisz, gdy zapiszesz się na moje szkolenie employer branding z tego obszaru!
DRUGA ZASADA – ZERO OCENIANIA (0) – oznacza, że w czasie burzy mózgów nie ma miejsca na ocenianie czyichś pomysłów, tłumaczenie się ze swoich propozycji, czy skrupulatne omawianie szczegółów celem przekonania do nich reszty zespołu. Tu trzeba szybko działać, a nie marnować czas na zbędne detale.
TRZECIA ZASADA – NIESKOŃCZONA ILOŚĆ POMYSŁÓW– tu liczy się ilość. Im więcej wypracujecie rozwiązań, tym większe prawdopodobieństwo, że wśród nich znajdą się te jakościowo najlepsze. Na ocenianie przyjdzie jeszcze czas (późniejszy etap klastrowania i porządkowania). Tymczasem, pod presją czasu, spróbujcie zapełnić karteczki post-it tak dużą ilością pomysłów, jak się tylko da. Zgodnie z regułą: 1 karteczka post-it = 1 pomysł.
Uzyskując zgodę całego zespołu na wymienione zasady zadbasz o to, by sesja przebiegała płynnie. To specyficzne kreatywne „flow” wymaga określonych ram i ustaleń. Gdy wszyscy są co do nich zgodni, łatwiej o zaskakujące pomysły, szczerą zabawę i otwartość. Naturalne jest jednak to, że pod presją czasu zdarzy nam się jednak skrytykować czyiś pomysł, „utopić” go na starcie. Dlatego też funkcja moderatora, którą przyjmuje jedna z osób pomoże przypomnieć wszystkim o regułach gry. Moderator to ktoś, kto nie tylko pilnuje czasu ustalonego na dane ćwiczenie, ale to też ktoś, kto może zachęcać pozostałych członków grupy do nowej perspektywy, innego spojrzenia na wyzwanie projektowe. Może przy tym korzystać z ‘narzędzi pomocniczych’, ale o tym poniżej.
W trzecim kroku poinformuj zespół o w.w. zasadach. Mają prawo nie wiedzieć czym rządzi się burza mózgów. Co więcej, rozpisanie ich na flipczarcie pomoże uporządkować spotkanie. Wyraźne zaznaczenie, że sesja kreatywna to NIE JEST sesja oceniająca podniesie poziom komfortu uczestników.
Znasz już najważniejsze zasady, możemy zaczynać! Oto przykładowy scenariusz sesji kreatywnej. Możesz go wykorzystać w czasie spotkań Zespołu Projektowego, gdy będziecie pracować nad strategią Employer Branding. Przyda Wam się również wtedy, gdy będziecie pracować nad on-boardingiem czy innym punktem styku z marką pracodawcą. Oczywiście też, tak jak wspomniałam wyżej, burza mózgów to etap pracy metodą Design Thinking. Więc jeśli chcesz projektować ciekawe rozwiązania dla swoich grup docelowych, koniecznie ćwicz, rozwijaj i doskonal kompetencje kreatywne. Możesz posłużyć się poniższym planem, ale śmiało zmieniaj go w zależności od charakterystyki zespołu. Możesz miksować metody (bądź tylko zastosować jedną z nich), możesz też dowolnie żonglować czasem.
***
Konspekt sesji kreatywnej:
- Powitanie i przedstawienie celu spotkania – 3 min.
- Burza mózgów – zasady. Zapisanie na flipczarcie + omówienie z zespołem. Uzyskanie zgody zespołu na stosowanie się do zasad – 10 min.
- Połączenie zespołu w mniejsze grupy (np. 4 osobowe) i rozdanie materiałów (flipczart, cienkopisy, karteczki – post-it) – 3 min.
- Wyzwanie projektowe – przedstawienie celu sesji kreatywnej i zapisanie go przez zespoły na swoich flipczartach tak, by był widoczny dla każdego – 3 min.
- Omówienie roli moderatora + wybór takiej osoby w każdej z grup – 5 min.
- Burza mózgów – mix 3 metod. Krótkie omówienie metod oraz wyznaczenie celu ilościowego: np. 50 pomysłów przez każdy z zespołów.
- „Burza mózgów pisana” – każdy z uczestników, indywidualnie, w ciszy, spisuje swoje pomysły na kartkach post-it. – 7 min.
- „Burza mózgów mówiona” – w zespołach, każdy indywidualnie, po kolei czyta na głos swoje pomysły i przykleja je na flipczart. Jednocześnie pozostali uczestnicy inspirując się tym, co właśnie słyszą dopisują nowe pomysły – 15 min.
- „Superpozycje” – moderator losuje z koperty karteczki z podpowiedziami. Dopiero po realizacji danej wskazówki, zespół przechodzi do kolejnej. Uwaga: zespół NIE musi przejść przez wszystkie wskazówki – 15 min.
Przykłady wskazówek (możesz skorzystać z poniższych, bądź utworzyć nowe, w zależności od celu sesji):
- Wyobraźmy sobie, że zaprojektujemy coś takiego, o czym będą mówić w ‘Dzień Dobry TVN’. Co to będzie? Podajmy przynajmniej 1 nowy pomysł!
- A gdybyśmy mieli zaprojektować coś, co totalnie powali konkurencję, to co to będzie? Podajmy przynajmniej 3 pomysły!
- Jeśli mielibyśmy wdrożyć wyłącznie tzw. „Quick wins”, to co by to było?
- A gdyby nasza persona była płci przeciwnej, to co moglibyśmy dla niej zaprojektować? Podajmy przynajmniej 3 dodatkowe pomysły!
- A gdybyśmy mieli zaprojektować spersonalizowane, naprawdę wyróżniające się tzw. gadżety firmowe, to co moglibyśmy wymyślić?
- A co moglibyśmy zrobić wyłącznie latem?
- Klastrowanie – posegregowanie pomysłów przez każdy z zespołów w wybrane kategorie. 10 min. Przykłady: Wooow – czyli te najbardziej odkrywcze, zaskakujące propozycje konkretnych działań. Standard – czyli te z kategorii OK, propozycje konkretnych działań, które być może nie wprawią w zazdrość konkurencję, ale które po prostu muszą być zrealizowane (a do tej pory nie były). Out – czyli te nierealne lub zupełnie trywialne propozycje działań.
Na koniec, na forum każdy z zespołów czyta na głos pomysły z dwóch pierwszych kategorii i podaje ich ostateczną liczbę. Oklaski dla każdego, w szczególności dla tych, którzy wymyślili ich największą ilość. – 5 min.
- Głosowanie – każdy z uczestników, na flipczarcie z pomysłami swojego zespołu, głosuje na np. 5 najlepszych wg jego zdaniem pomysłów. Głosowanie można przeprowadzić za pomocą kropki stawianej przy wybranym pomyśle. W ostatnim etapie zespół wybiera: albo wszystkie pomysły, które mają jakąkolwiek kropkę, albo tylko te, które zebrały najwięcej kropek (zależy od Ciebie i od tego jaki jest następny etap prac). – 5 min.
***
Czas tej części spotkania oscyluje w okolicach 1,5h. Jeśli chcecie popracować nad wybranymi rozwiązaniami, warto w tym momencie zrobić przynajmniej 15 minutową przerwę po to, by zespół przystąpił do kolejnego etapu z nową energią.
Burza mózgów w czasie dedykowanych warsztatów Design Thinking (projektowanie procesu on-boardingu).
Burza mózgów nie potrzebuje flipczarta! Ach, te braki sprzętowe na uczelniach wyższych… ;-)
Niektóre zespoły wolą pracę w skupieniu (tu w czasie spotkań Zespołu Projektowego w momencie tworzenia rozwiązań na pozyskanie kandydatów).
A niektóre zespoły największe efekty osiągają, gdy dobrze się przy tym bawią (tu: definiowanie działań skierowanych do konkretnej persony).
Ciekawi Cię czy burza mózgów działa? Oczywiście nie braknie sceptyków, którzy mówią, że w pracy grupowej jest mnóstwo okazji do tego, by pojawiło się tzw. próżniactwo społeczne (tu definicja z Wikipedii). Krytyczną dyskusję uruchomiło badanie przeprowadzone na Uniwersytecie Yale w 1958 roku. Pokazało ono, że indywidualni uczestnicy burzy mózgów byli bardziej twórczy, niż zespoły pracujące nad tym samym wyzwaniem projektowym.
To, jak i następne badania potwierdziły, że próżniactwo społeczne ma się dobrze. Ale czy to oznacza, że burzę mózgów, jako metodę, należy zdyskwalifikować? Podany przeze mnie wyżej mix metod, indywidualnych i zespołowych niweluje ryzyko, jakie się za nią kryje. Poza tym presja czasu oraz praca w małych grupach nie pozwala za bardzo „schować się” za pracą innych. Myślę więc (co więcej, doświadczam tego projektując z pracodawcami różne punkty styku z marką), że burza mózgów może przynieść dobrą zabawę i kreatywny efekt zwłaszcza w tych kulturach organizacyjnych, w których jest przyzwolenie na próbowanie, testowanie, odważne poszukiwanie rozwiązań, a co za tym idzie – popełnianie błędów. Jeśli interesuje Cię szerzej to zagadnienie, polecam Twojej uwadze artykuł w Harvard Business Review Polska. Z niego dowiesz się m.in. jak rozwiązać paradoks grupowej kreatywności.
To już wszystko na ten moment. W kolejnych wpisach przedstawię nowe pomysły na metody burz mózgów. Jest ich bardzo dużo! Tymczasem, jeśli przydało Ci się to, co napisałam, zostaw swój komentarz. A jeśli zechcesz podzielić się swoimi propozycjami na brainstorming, będę bardzo zobowiązana!