Powiedz o czym nie będziecie rozmawiać. 10 tipów jak prowadzić zdalne warsztaty fokusowe z pracownikami

Muszę powiedzieć, że to jeden z tych „prezentów” od pandemii, które mam nadzieję, zostaną ze mną na długo.

Muszę powiedzieć, że to jeden z tych „prezentów” od pandemii, które mam nadzieję, zostaną ze mną na długo. Jestem zachwycona efektywnością fokusów onlinowych! Presja czasu skutecznie motywuje grupę, ćwiczenia aktywizują każdego, a forma dyskusji moderowanej umożliwia wzajemną interakcję. Jest efektywnie, inspirująco i ciekawie!

Od marca 2020 poprowadziłam ich już w sumie około 25 przygotowując strategie EB lub projekty dla kilku pracodawców. Intensywne spotkania online po około 2h z jednorodnymi grupami pracowników, dobranymi pod cel projektu. Spotykałam się z nowymi pracownikami (jeśli tematem był on-boarding), a także z pracownicami (jeśli skupialiśmy się na pracy kobiet w IT). W jednej firmie prowadziłam projekt, gdzie priorytetową grupą docelową byli eksperci = pracownicy z długim stażem, więc wtedy to oni głównie uczestniczyli w fokusach. Każde spotkanie dla mnie, jak i dla nich było bardzo pożytecznym i wartościowym czasem. Wiem to po krótkim podsumowaniu, którym kończę każdy fokus. Za każdym razem uczę się czegoś nowego i doskonalę się w jego moderowaniu.

Poniżej znajdziesz 10 wskazówek, których absolutnie zawsze się trzymam przygotowując spotkanie. Chociaż każde z nich za każdym razem planuję od nowa, testując nowe techniki (przykładowy scenariusz znajdziesz tu), to poniższa lista przeszła już swoją ‘próbę czasu’ i mogę nazwać ją uniwersalną. Przyda się i Tobie, w przypadku fokusów, jak i warsztatów kreatywnych prowadzonych online.

Naucz się prowadzić badania marki na moich szkoleniach z projektowania strategii EB.

Tip 1.: Niech się dzieje!

Jeśli chcesz, by Uczestnicy byli zaangażowani, zaproś ich do ćwiczenia już w ciągu pierwszych 10 minut. Nie zaczynaj od wykładu! Może to być „dokańczanie zdań” (np. jako wprowadzenie do tematu warsztatu), „przynieś przedmiot, za pomocą którego…” (np. jako forma omówienia problemu wyjściowego) lub chociażby wzajemne nominowanie się, tj. wskazanie następnej osoby do przedstawienia się na forum.

Całe spotkanie powinno być dynamiczne. 2h (z krótką przerwą) powinno minąć szybko. Po prostu prowadź je energicznie, często zmieniaj formy, pilnuj czasu wypowiedzi (swojej i innych) oraz pozwól sobie na trochę luzu. Uśmiech bardziej otwiera ludzi, niż poważny nastrój.

Oto co szczególnie docenili uczestnicy ostatnich fokusów. Podsumowanie z użyciem anonimowej ankiety na Menti.com.

Tip 2.: Nie wszyscy robią to samo.

W fokusie zdalnym bierze zwykle udział od 6 do 8 osób. Ale to nie znaczy, że wszyscy uczestnicy wykonują każde ćwiczenie. Aby było ciekawie dla wszystkich, przydzielam uczestnikom różne zadania. Kiedy chcę np. poznać „Dzień z życia przedstawiciela grupy docelowej” – proszę o rozrysowanie schematycznego rysunku tylko część z nich. Pozostałe osoby angażuję w inne ćwiczenie. Gdy przychodzi czas omówienia rysunków/moodboardów na forum, wypowiadają się ci, którzy je wykonali, ale w podsumowaniu głos zabierają wszyscy. W tym celu przygotowuję tzw. pytania pomocnicze (patrz następny tip).

Dlaczego tak robię? W online trudniej skupić swoją uwagę na dłużej. Myślę, że po roku pracy w remote jesteśmy już tego świadomi. Dlatego pilnuję, by dane ćwiczenie (wykonanie i omówienie) nie zabrało więcej, niż 30 – 45 minut. Po tym czasie przechodzę do kolejnego wątku albo zmieniam formę. Czyli w tym czasie, gdy część uczestników wykonuje wspomniany moodboard, druga część – wykonuje zgoła inne zadanie. Oczywiście w tym przypadku również podsumowuję je na forum z udziałem wszystkich.

Moje autorskie narzędzie inspirowane memami: “Co inni myślą, że robisz w pracy”. Pomaga spojrzeć pracownikom na swoje zadania z perspektywy innych osób.

Tip 3.: Przygotuj się.

Nie polegaj tylko na swoim optymizmie, że „dyskusja sama się jakoś potoczy”. Miej w zanadrzu przygotowane do każdego ćwiczenia tzw. pytania pogłębiające. Dzięki nim nie ominiesz żadnej istotnej kwestii, dla której organizujesz wywiad grupowy.

 

Tip 4.: Upewniaj się.

Do każdego ćwiczenia przygotuj też pytania kontrolne. Aby upewnić się, że uczestnicy zrozumieli instrukcję, możesz zastosować dwie techniki:

  • Poproś wybraną osobę/ochotnika o streszczenie ćwiczenia.
  • Zadaj kilka pytań kontrolnych dotyczących ćwiczenia: „Jaki jest cel ćwiczenia?”, „Od czego zaczniecie?”, „Po jakim czasie widzimy się wszyscy w pokoju głównym?”, itp.

Zauważ, że te techniki nie tylko pomogą Tobie na chwilę odetchnąć (przerwa w mówieniu), ale też zachęcą grupę do większej uważności.

 

Tip 5.: Zapisane nie zginie.

Powiedz jaka jest instrukcja ćwiczenia, a następnie wskaż, gdzie uczestnicy znajdą ją w formie zapisanej. Będą mogli do niej wracać pracując np. w podpokojach i będą mieli pewność, że wszystkie kroki mają rozpisane pod ręką.

 

Tip 6.: Presja czasu działa!

Na samym początku warsztatu przedstawiam krótko reguły gry (tj. kontrakt) oraz proszę grupę o akceptację. Oprócz „Otwartości”, „Szacunku do różnych opinii”, itp. wśród zasad widnieje również „Presja czasu”. Bardzo jej pilnuję, bo widzę, że fenomenalnie pomaga ona uczestnikom przechodzić od razu do sedna wypowiedzi oraz szybko mobilizować się do zadania. Gdy masz 3 minuty na to by zbudować coś z klocków lego, to od razu zabierasz się do działania. Bez zbędnego ‘rozkminiania’ właściwej czy niewłaściwej kolorystyki elementów. Uwielbiam to!

 

Tip 7.: Bądź na 100%!

„Energia, pasja, uważność”. „Widziałem, że naprawdę Cię to interesowało”. „Doceniam, że elastycznie reagowałaś na potrzeby grupy” – to często doceniają uczestnicy moich fokusów. Dziękuję!!! Moderator nie tylko powinien być przygotowany na podniesienie poziomu energii uczestników (nigdy nie wiesz w jakim nastroju przyjdą), ale też naprawdę elastycznie reagować na to, co dzieje się w czasie spotkania. Oczywiście świadomość celu, jaki chcesz osiągnąć jest istotny. Masz pod to przecież rozpisany cały scenariusz. Zostaw sobie też jednak margines na drobne zmiany. Nie przewidzisz nigdy wszystkiego. Jeśli grupa jest wzburzona czymś, co przed chwilą wydarzyło się w firmie, to trudno będzie Ci zaprosić ją do sesji kreatywnej przy projektowaniu Programu Mentoringowego. W podobnej sytuacji pozwoliłam najpierw grupie się wygadać (polecam ćwiczenie „stop – start – continue”, ale bez wchodzenia w organizacyjne szczegóły), a dopiero później przystąpiłam z nią do mapowania doświadczeń z wybranego procesu. „Straciłam” pierwsze 30 minut, ale zyskałam maksymalne zaangażowanie na kolejne 1,5h.

 

Tip 7.: Określ o czym mówić nie będziesz.

Na sam początku określ o czym będziecie rozmawiać. To oczywiste. Ale zaznacz też o czym mówić NIE będziecie. Jeśli np. w fabryce prowadzony jest remont mający na celu podnieść standard warunków sanitarnych, to zwyczajnie szkoda mi czasu na omawianie związanych z tym niedogodności. Zwracam uwagę uczestników, że to ważny temat, ale nad czym innym pochylimy się w trakcie spotkania. Albo zgoła inna sytuacja. W firmie, w której projektowałam kiedyś strategię EB – fokusy poprzedziła ankieta. W tejże ankiecie gro respondentów narzekało na obszar „docenianie finansowe pracowników”. W związku z tym, że równolegle w firmie wystartował projekt prowadzony przez Dział Kadr (m.in. rewizja wynagrodzeń), zaznaczyłam na początku spotkania, że wszystkie rekomendacje i spostrzeżenia z ankiety zostaną przeze mnie przekazane PMowi tamtego projektu. Zaznaczyłam, że ta wiedza zostanie z pewnością przez niego wykorzystana i następnie skupiłam się na tym, co było celem badań fokusowych (a było to zdefiniowanie Employee Value Proposition).

 

Tip 8.: Kreatywność ważniejsza od narzędzi.

Starannie przemyśl w jaki sposób wykorzystasz narzędzia do pracy zdalnej,  do których masz dostęp w swojej firmie. Każde z nich, czy jest to Teams, Zoom, Webex, GoogleMeet, itp. ma swoje możliwości i swoje ograniczenia. Na pewno je już dobrze znasz. Pamiętaj jednak, że w czasie fokusów możesz korzystać z wielu innych platform, również w wersji bezpłatnej. Do ankiet w czasie rzeczywistym polecam Meni.com (wersja darmowa umożliwia wygenerowanie dwóch slajdów w jednej ankiecie). Do pracy kreatywnej z kolei rekomenduję Mural (darmowy przez pierwszy miesiąc użytkowania). Koniecznie go wypróbuj, bo niesamowicie aktywizuje uczestników!

Ale nawet bez tych narzędzi możesz przeprowadzić ciekawy fokus! Wystarczy podejść kreatywnie do tego, z czego korzystasz na co dzień. Może to być nawet jeden slajd prezentacji, a na nim kilka ponumerowanych pytań. Potrzebujesz jedynie kostki do gry, za pomocą której wylosujesz pytania dla uczestników. Wykorzystaj też fakt, że pracujecie na włączonej kamerce. Możesz dla każdego losować kartę Dixit i pod nią ułożyć pytanie. Możesz też skorzystać z czata i emotikonek rozpoczynając dyskusję w ten oto sposób: „Wybierz emotikonkę, za pomocą  której przedstawisz to jak się czujesz zwykle w poniedziałek rano w pracy”.

 

Tip 9.: Pierwsze wrażenie.

Wiesz dobrze, że pierwsze wrażenie robi się tylko raz. Wykorzystaj to! Nagraj video wiadomość do uczestników fokusa, w którym powiesz parę zdań o projekcie, przedstawisz się, a przede wszystkim obniżysz poziom niepokoju związany z udziałem w badaniu. Wystarczy do tego loom (wtyczka do Chrome, szeroka opcja darmowa).

Teraz już co prawda nagrywam video-zaproszenie na warsztat w płatnej wersji Camtasia, ale Loom też daje radę. Tu screen z krótkiego nagrania, w czasie którego w tle pokazuję tablicę muralową czekającą na uczestników.

 

Tip. 10.: Feedback. Zawsze!

Zawsze proś Uczestników o informację zwrotną z warsztatu fokusowego. Ja zwykle zadaję dwa pytania (na Muralu lub na Menti.com): „Co Ci się podobało?” oraz „Co następnym razem warto zrobić inaczej?”. Kopalnia wiedzy dla Ciebie jako trenera czy moderatora!

 

Oczywiście, oprócz powyższych ‘plusów dodatnich’ nowej rzeczywistości, dzięki której mamy onlinowe spotkania, są też tzw. ‘plusy ujemne’. Tęsknię za tą specyfiką spotkań bezpośrednich. Kiedyś było ich mnóstwo. Chociaż ostatnio prowadziłam je w pewnej firmie produkcyjnej niedaleko stolicy (a za chwilę wybieram się do innej firmy w okolice Gdańska), to jednak ta forma występuje teraz w mniejszości.

W czasie spotkań stacjonarnych energię grupy buduje się trochę inaczej. Wtedy znaczenie ma nawet spojrzenie (twarz ubrana w maskę ma tylko to…), mam wpływ na wiele rzeczy (mogę poprosić by dane ćwiczenie wszyscy wykonali na stojąco przy flipie), mogę też wykorzystać więcej zmysłów do oceny sytuacji.

Offlinowe spotkania w maskach nie należą do łatwych… Źródło: https://thecuriousbrain.com/

Ale, ale… czy w online jest trudniej? Może było tak na początku, rok temu. Teraz przyznaję, że jest po prostu inaczej. Łatwiej zebrać grupę na spotkanie i łatwiej ją zaangażować. Nawet w nieznane dla niej narzędzia typu Mural – wystarczy krótkie wprowadzenie. Co więcej, łatwiej też zebrać podsumowanie wniosków w całość! Zauważ, że po stacjonarnych warsztatach przepisujesz z flipa do Worda. A w czasie zdalnych spotkań – możesz to robić na bieżąco (np. dodając komentarze do zadań wykonanych przez uczestników na Muralu). Plusów tej sytuacji jest od groma! Dlatego nie czekaj z audytem marki pracodawcy ‘na lepsze czasy’, aż wrócą czasy, gdy mogliśmy spotykać się bez przeszkód. Nikt nie wie ‘kiedy’ i ‘w jakiej formie’ nadejdą. Ja osobiście nie mogę się doczekać czekających mnie warsztatów grupowych. Tym razem związanych z projektem kultury organizacyjnej i wartości. Będzie na pewno dynamicznie i kreatywnie! Nie odmawiaj sobie tej przyjemności i spóbuj fokusów w online :).

Naucz się prowadzić projekt definiujący kulturę organizacji na szkoleniu online.

 

Grafika główna: Photo by Clark Tibbs on Unsplash

Strategiczny Employer Branding. Szkolenie online z elementami warsztatowymi


Bądź na bieżąco z Employer Brandingiem => zapisz się na newsletter bardzoHR


Podziel się