Jak uciec od nadmiernego korporacyjnego języka i tworzyć komunikację marki pracodawcy, która jest autentyczna, a przez to skutecznie przykuwa uwagę odbiorców?
Problem leży w języku, który bywa zbyt skomplikowany, a czasem zbyt ogólny. Uniwersalne hasła nagminnie używane przez marki w stylu: „największą naszą wartością są ludzie” nic nie wnoszą.
To prosta prawda, którą potwierdzam na podstawie mojego 20-letniego doświadczenia i pracy przy ponad 100 projektach HR&EB: prosty język to strategiczna decyzja, która buduje zaufanie, zwiększa efektywność przekazu i wzmacnia spójność marki.
W niniejszym artykule dowiesz się dlaczego prosty język powinien być traktowany jako kluczowy element strategii komunikacji EB & HR. Omówię jego definicję, zasady działania i przedstawię listę korzyści, które wynikają z wprowadzenia jasności i klarowności do wewnętrznych i zewnętrznych materiałów firmowych.
Czym jest „prosty język”
Zacznę od tego, że „prosty język” nie jest upraszczaniem treści w sensie merytorycznym. Wprost przeciwnie. To sposób komunikacji, który pozwala każdemu odbiorcy – niezależnie od stanowiska czy wykształcenia – zrozumieć treści jak najszybciej, jak najłatwiej i jak najpełniej.
Prosty język zbliża nadawcę do odbiorcy. Chodzi w nim po prostu o to, by czytelnik:
- szybko dotarł do sedna komunikatu,
- mógł zrozumieć przekaz już po pierwszej lekturze,
- poczuł się potraktowany jak ktoś, kto jest ważny dla nadawcy.
Ideę upraszczania komunikacji publicznej i biznesowej od lat promują eksperci na całym świecie. W Polsce są to takie ośrodki, jak Pracownia Prostej Polszczyzny przy Uniwersytecie Wrocławskim.
Prosty Język opiera się na czterech filarach. Aby komunikacja była rzeczywiście klarown, muszą być odpowiednio zaopiekowane.
- Merytoryka: cel, konkret, a także treści wspierające (np. przykłady użycia, definicje, wyjaśnienia).
- Struktura: najważniejsza treść na początek, krótkie akapity, celnie zdefiniowane nagłówki, stosowanie list i tabel.
- Gramatyka: krótkie zdania (do 15-20 wyrazów), strona czynna (nie bierna), unikaj „pisania o pisaniu”.
- Relacje: bezpośrednie zwroty do odbiorcy, z intencją przekazania informacji w sposób adekwatny do sytuacji. Unikaj różnicowania tekstu ze względu na płeć, typu „zrobiłeś/zrobiłaś”. Takie konstrukcje trudno się bowiem czyta.
Korzyści z „prostego języka” w procesach HR&EB
Jeśli masz małe zasoby (zresztą, nikt nie ma ich za dużo…), celuj w takie działania, które przynoszą maksymalny efekt. Uproszczenie języka to jeden z tych niewielkich kroków, które możesz podjąć w długofalowych działaniach strategicznych.
Oto jakich korzyści możesz się spodziewać:
- Skuteczna rekrutacja: kandydat szybciej zrozumie content, jeśli będzie on zaprojektowany zgodnie z ideą prostego języka. Dzięki temu chociażby zmniejsza się odsetek osób dopytujących o niezrozumiałe kwestie, co oszczędza czas zespołów HR i rekrutacji.
- Wzrost efektywności wewnętrznej: pracownicy szybciej rozumieją, czego się od nich oczekuje. Dotyczy to procedur i polityk HR, komunikatów, mailingu, newsletterów. Minimalizuje to błędy i nieporozumienia.
- Obniżenie kosztów: mniej zapytań, krótsze procesy rekrutacji, mniejsza konieczność ponownej edycji czy wyjaśniania dokumentów to wymierne oszczędności czasu i pieniędzy.
- Budowanie zaufania i wiarygodności: trudny, korporacyjny język buduje dystans i nierówność. Prosty Język jest transparentny i jest synonimem partnerskich relacji między pracodawcą a kandydatem/pracownikiem.
- Wyróżnik obietnicy marki: w branżach, gdzie oferty pracy są do siebie funkcjonalnie podobne (IT do IT, FMCG do FMCG), prosty język staje się unikalnym elementem na poziomie emocjonalnym, co odróżnia Twoją markę od innych.
- Empatia i bezpieczeństwo: prosty język to empatia komunikacyjna. Odbiorca czuje się bezpiecznie, ponieważ rozumie co do niego mówisz.
- Wsparcie wdrażania wartości firmowych: wartości firmowe powinny pomagać podejmować codzienne, biznesowe decyzje. Jeśli są zapisane skomplikowanym, korporacyjnym językiem, nikt ich nie zrozumie, a już tym bardziej nikt nie wdroży.
| Chcesz wdrożyć systemowe zasady „prostego języka” w organizacji, by zwiększyć wiarygodność i zaangażowanie? Zamów szkolenie z „prostego języka” dla swojego zespołu HR&EB |
W jakich materiałach HR&EB wykorzystać prosty język
Prosty język to nie tylko domena ogłoszeń o pracę. Powinien być spójny i konsekwentny we wszystkich punktach styku z marką pracodawcy, zarówno tych wewnętrznych, jak i zewnętrznych:
- Strona kariery (www) i ogłoszenia o pracę: unikaj korporacyjnych frazesów typu „kompleksowe rozwiązania szyte na miarę”. Pisz językiem korzyści, odpowiadając na pytania: Co z tego masz, że tu pracujesz?
- Komunikacja rekrutacyjna: obejmuje autorespondery, maile z informacją zwrotną, zaproszenia na spotkania. Tu stosuj „wezwania do działania” zwracając się do odbiorcy w sposób bezpośredni.
- Media społecznościowe (LinkedIn, blog karierowy): tu walczysz o uwagę. Używaj „hooków”, które intrygują i zapraszają do dialogu. Pamiętaj, użytkownik skanuje wzrokiem tekst, nie ma czasu śledzić każdej linijki uważnie!
- Umowy i dokumenty: umowy o pracę, klauzule RODO, NDA, itp. Jeśli tekst jest skomplikowany, dodaj treści wspierające lub definicje, które wyjaśniają bardziej skomplikowane terminy (np. prawne).
- Onboarding i materiały typu Culture Book: pisz wprost co się dzieje i czego oczekujesz od odbiorcy. Używaj języka, który ma odpowiednią dynamikę (więcej czasowników, niż rzeczowników odczasownikowych).
- Procedury HR i polityki wewnętrzne: dotyczy Kodeksu Etyki, regulaminów pracy, polityki benefitowej, itp. Konstruowanie tekstu zacznij od uzmysłowienia sobie: o co odbiorca może nas zapytać? Następnie w tekście zaopiekuj te obawy.
- Komunikacja wewnętrzna: Intranet, newslettery, firmowy Slack. W komunikacji pisanej nie możesz słyszeć głosu, więc bądź maksymalnie precyzyjny, by nie zostawiać przestrzeni na niedopowiedzenia.
- Komunikacja feedbackowa i badania HR&EB: Badania zaangażowania, ankiety, exit interview, itp. Jasno określaj cel (informacyjny, poradnikowy czy perswazyjny) i używaj słów, które bez problemu zrozumie zarówno profesor, jak i współpracownik.
Strategiczne podejście do Employer Brandingu i Kultury Organizacyjnej wymaga od nas odważnej i precyzyjnej komunikacji. Jeśli masz poczucie, że Twój przekaz jest niejasny i nie wspiera celów biznesowych, zacznij od sprawdzenia czy treści wpisują się w zasady „prostego języka”.
Prosty Język to jedno z najpotężniejszych narzędzi, które pozwala skonfrontować mit korporacyjnej fasady z rzeczywistością ludzką.
Pamiętaj, że nie potrzebujesz kolejnej listy idei i ogólników. Potrzebujesz (tylko i aż) narzędzi oraz odwagi do wdrożenia zmiany. Chodzi o to, aby treści firmowe były zrozumiałe, wiarygodne i akceptowalne przed odbiorcę.
Pytanie, które warto sobie zatem zadać brzmi: Jaki jest jeden dokument lub jeden proces w Twojej firmie, którego uproszczenie przyniesie najszybszy i największy zysk dla biznesu i zespołu?
Nie teoretyzuj – sprawdź w działaniu! To jest właśnie ten moment, kiedy strategia spotyka się z energią i realnym procesem zmiany.
Photo by Sincerely Media on Unsplash