Dbaj o spójność komunikacji marki pracodawcy. Czym jest Social Media Policy

O czym mam pisać? Jakich tematów lepiej nie poruszać? Czy mogę napisać o…? Słyszysz te pytania w przestrzeni firmowej? Jeśli tak, koniecznie przygotuj politykę aktywności w mediach społecznościowych. To absolutny 'must have’ w Employer Brandingu, przy realizacji Programu Ambasadorskiego, w budowaniu dojrzałej kultury organizacyjnej!

O czym mam pisać? Jakich tematów lepiej nie poruszać? Czy mogę napisać o…? Te pytania zadają pracownicy (nowi i dotychczasowi), Ambasadorzy Marki, liderzy. Jednym słowem – wszyscy ci, którzy chcą włączyć się w EmployeeAdvocacy, skomentować treści firmowe w mediach, czy chociażby podzielić się wrażeniami z wyjazdu integracyjnego.

Social Media Policy warto wdrożyć również wtedy, gdy powyższe pytania raczej nie padają w Twojej przestrzeni firmowej, tj, gdy organizacja nie zachęca pracowników do wypowiadania się w jej imieniu.

1. Czym jest Social Media Policy?

Polityka Mediów Społecznościowych to zbiór zasad i wytycznych, które określają, w jaki sposób pracownicy powinni korzystać z mediów społecznościowych. Dotyczy to zarówno aktywności prywatnej, która może mieć wpływ na wizerunek firmy, jak i aktywności Employer Brandingowej.

Nie jest to dokument, który ma nas ograniczać i cenzurować. Wręcz przeciwnie. Jego głównym celem jest zapewnienie bezpieczeństwa, spójności komunikacji i budowanie zaufania do marki osobistej pracownika oraz do marki pracodawcy. To taki nasz wewnętrzny kompas, który pomaga nam nawigować w cyfrowym, nieustannie się przecież zmieniającym świecie

2. Po co Social Media Policy?

Po co w ogóle tworzyć taką politykę i jaką to przynosi korzyść w zakresie komunikacji marki pracodawcy oraz, co równie ważne, w obszarze Employee Advocacy (rzecznictwa pracowników)?

• Spójność komunikacji marki pracodawcy: Wyobraź sobie, że masz firmę, która stawia na innowacje i swobodę, a tu nagle kilku pracowników publikuje w sieci treści, które temu przeczą. Albo zamieszcza treści, które mogą wręcz zaszkodzić wizerunkowi firmy (np. krytyka konkurencji). Polityka Social Media pozwala uniknąć takich wpadek. Daje jasne wytyczne dotyczące tonu komunikacji oraz rodzajów treści, które można publikować wypowiadając się w imieniu własnym (jako pracownika) lub w imieniu firmy. To chroni markę przed niekontrolowanymi „wyciekami” informacji i zapewnia, że to, co pojawia się w sieci jest zgodne z wartościami i misją firmy.
• Wzmocnienie Employee Advocacy: Zamiast obawiać się, że pracownicy opublikują content, z którym marka raczej nie chciałaby mieć nic wspólnego, poprzez odpowiednie wytyczne dajemy im jasność co do rodzajów treści. Dobrze skonstruowana Social Media Policy zachęca pracowników do dzielenia się swoimi pozytywnymi doświadczeniami z pracy, osiągnięciami firmy czy wartościami, które są fundamentem kultury organizacyjnej Pracownicy, którzy czują się bezpiecznie i wiedzą jak działać, stają się naszymi najlepszymi ambasadorami. To oni właśnie są tzw. społecznymi dowodami słuszności. Dzięki nim obietnica marki pracodawcy potwierdzana jest w rzeczywistości.
• Edukacja i budowanie świadomości marki: Polityka SoMe to nie tylko zbiór zakazów. To przede wszystkim narzędzie edukacyjne. Uświadamia pracownikom jakie są ryzyka związane z korzystaniem z mediów społecznościowych (np. cyberbezpieczeństwo, poufność danych) oraz jak ich unikać. Daje im narzędzia by byli odpowiedzialnymi i świadomymi użytkownikami sieci.
• Budowanie zaufania i transparentności: Pracownicy wiedzą na co mogą sobie pozwolić w informowaniu i promowaniu miejsca pracy. To eliminuje niepewność i tworzy atmosferę otwartości.
• Szybkie reagowanie na kryzysy: Wpadki w mediach społecznościowych zdarzają się nawet najlepszym. Posiadanie Social Media Policy pozwala na szybkie i skuteczne reagowanie w sytuacjach kryzysowych. Daje wytyczne kto ma prawo wypowiadać się w imieniu firmy, jak reagować na negatywne komentarze i jak postępować w przypadku naruszeń.

3. Jakie treści powinien zawierać Social Media Policy?

Nie ma jednego idealnego wzorca, ale istnieją kluczowe elementy, które powinny znaleźć się w każdej Social Media Policy. Oto te, które są absolutnie niezbędne:

• Cel i zakres: Jasno określ, po co tworzysz tę politykę i kogo ona dotyczy. Czy obejmuje wszystkich pracowników? Zewnętrznych współpracowników? Jakie platformy społecznościowe są brane pod uwagę?
• Zasady ogólne i odpowiedzialność: Wskaż ogólne zasady etyki i profesjonalizmu. Podkreśl, że wszystko, co publikują pracownicy, może być przypisane do firmy.
• Poufność i dane wrażliwe: Absolutny must-have! Uczul pracowników na to, by nigdy nie ujawniali informacji poufnych, danych firmowych, czy danych osobowych klientów i współpracowników. To kwestia bezpieczeństwa i zgodności z RODO.
• Ochrona wizerunku firmy i marki: Jakie zachowania są pożądane, a jakie niedopuszczalne? Jak odnosić się do konkurencji? Jak unikać szkalowania, hejtu czy nieetycznych praktyk?
• Rzecznictwo pracowników (Employee Advocacy): Zachęć pracowników do dzielenia się pozytywnymi informacjami o firmie, jej sukcesach, wartościach. Podpowiedz jak to robić autentycznie i z korzyścią dla wszystkich. Możesz nawet wskazać, kto w firmie jest „ekspertem” od mediów społecznościowych, do kogo mogą się zwrócić z pytaniami, z kim skonsultować swoje treści (jeśli tylko tego potrzebują).
• Prawa autorskie i własność intelektualna: Kto jest właścicielem treści tworzonych przez pracowników w ramach obowiązków służbowych? Jak korzystać z treści innych twórców? Tu zamieść odpowiedzi na te pytania.
• Wytyczne dotyczące korzystania z mediów społecznościowych w godzinach pracy: Jasno określ, czy i w jakim zakresie pracownicy mogą korzystać z mediów społecznościowych w celach prywatnych w trakcie pracy.
• Zasady dotyczące reakcji na negatywne komentarze i kryzysy: Kto odpowiada na krytykę? Jak postępować w sytuacjach kryzysowych? Kto jest rzecznikiem firmy w social media? Kto odpowiada za Employer Branding i komunikację marki w tym zakresie? Wskaż konkretne osoby.
• Konsekwencje naruszenia polityki: Jakie konsekwencje grożą za nieprzestrzeganie zasad (np. pouczenie, kara dyscyplinarna, a w skrajnych przypadkach nawet rozwiązanie umowy o pracę). To ważne, by dokument był traktowany poważnie: zaczynając od zarządu!
• Klauzula o niezgodności z prawem: Podkreśl, że polityka nie zwalnia pracowników z przestrzegania obowiązujących przepisów prawa (np. prawa pracy, prawa autorskiego, RODO).

4. Jak zaprojektować Social Media Policy?

Stworzenie Social Media Policy to nie jednorazowe wydarzenie, lecz proces. Oto kilka operacyjnych wskazówek, jak się do tego zabrać:

• Nie działaj w pojedynkę – zaangażuj kluczowych interesariuszy! To nie jest tylko dokument HR-u. Do tworzenia polityki zaangażuj przedstawicieli zarządu, dział marketingu, dział prawny, a nawet… samych pracowników! To sprawi, że dokument będzie bardziej realny, praktyczny i akceptowalny.
• Przeglądaj polityki innych pracodawców: Nie musisz wyważać otwartych drzwi. Przejrzyj przykłady Social Media Policy widoczne w internecie. Zobacz co działa, co jest ważne, a co możesz zaadaptować do swoich potrzeb.
• Postaw na prostotę i zrozumiałość: Unikaj żargonu prawniczego i skomplikowanych sformułowań. Polityka powinna być napisana prostym, przystępnym językiem, tak aby każdy pracownik mógł ją zrozumieć. Pamiętaj, że ma być przewodnikiem, a nie kolejnym opasłym regulaminem.
• Edukacja, edukacja i jeszcze raz edukacja! Sama polityka to za mało. Należy ją wdrożyć i na bieżąco edukować pracowników. Zorganizuj szkolenia, warsztaty, przygotuj materiały informacyjne. Pokaż pracownikom, że to narzędzie ma im pomóc, a nie zaszkodzić.
• Bądź elastyczna_y: Media społecznościowe ewoluują nieustannie. Polityka musi być na tyle elastyczna, by można ją było aktualizować i dostosowywać do nowych trendów i wyzwań. Przeglądaj ją regularnie, co najmniej raz w roku.
• Promuj pozytywne wzorce: Zamiast skupiać się wyłącznie na zakazach, pokaż pracownikom dobre praktyki. Prezentuj przykłady udanego rzecznictwa, ciekawe posty, które wspierają wizerunek firmy. Inspiruj ich do działania!
• Komunikuj, komunikuj i jeszcze raz komunikuj! Niech dokument będzie łatwo dostępny dla wszystkich pracowników (np. na intranecie). Przypominaj o nim regularnie, np. w newsletterze firmowym, szkoląc specjalistów, ekspertki i liderów z budowania marki osobistej. Opracuj też odpowiedni moduł w procesie on-boardingu. To zwłaszcza nowego pracownika interesuje to co może (a czego nie może) publikować w sieci.

🔥Potrzebujesz wsparcia w tym zakresie? Wystarczy krótki warsztat, w czasie którego stworzymy razem Social Media Policy. Napisz! 🔥

Social Media Policy to nie tylko zbiór regulacji, zasad, wytycznych. To strategiczne narzędzie, które powinno wyjść spod rękach każdego, kto zajmuje się Employer Brandingiem, mediami społecznościowymi pracodawcy, komunikacją zewnętrzną. To kompas, który pomaga nawigować w cyfrowym świecie, chronić wizerunek firmy, wzmacniać rzecznictwo pracowników i budować autentyczną, spójną markę pracodawcy.

Grafika: Photo by Kym Ellis on Unsplash