Zainspiruj do działania! Jak przeprowadzić ‘kick-off meeting projektu’ HR&EB [checklista]

Mieliśmy ruszyć w sam środek lasu. Była 22:00. Ekscytacja mieszała się ze zwyczajnym, wyolbrzymionym przez nastoletnią wyobraźnię strachem

Mieliśmy ruszyć w sam środek lasu. Była 22:00. Ekscytacja mieszała się ze zwyczajnym, wyolbrzymionym przez nastoletnią wyobraźnię strachem czy aby… nie pożrą nas dzikie zwięrzęta. Organizator zebrał wszystkie drużyny w jednym miejscu. Otrzymaliśmy dokładną instrukcję co jest celem gry, mapę, narzędzia potrzebne do przetrwania (gdyby jednak te zwierzęta…), a także ramy brzegowe: o której jest finał akcji i gdzie mamy się spotkać. Tak oto 25 lat temu (to już??!?) poznałam zasady ‘kick-off meeting’. Wtedy w wersji, co zrozumiałe, dość uproszczonej. Po latach pracy projektowej mogę Wam zaproponować jego bardzo praktyczny wymiar, maksymalnie dostosowany do świata HR i EB. 

Za chwilę startujesz z nowym projektem. Znasz jego cel i tło powstania. Ustalasz ze sponsorem zakres, etapy i konkretne efekty, jakie masz dowieść. Tworzysz Zespół Projektowy. Czujesz, że wstępne przygotowania masz już za sobą. Super, teraz pora wkroczyć w fazę realizacji! Od czego zaczynasz? Zaczynasz od kick-off meetingu!

To musi być mocne uderzenie!

Pojęcie to pochodzi ze świata sportu i oznacza “wykopnięcie” piłki. W świecie biznesu to niejako synonim zawołania: “Zaczynamy!”. To PIERWSZE spotkanie Zespołu Projektowego, Product Ownera, interesariuszy, sponsora i zarządu. To niejako inauguracja projektu oraz początek budowania społeczności wokół celów, które razem chcecie osiągnąć.

Tu przeczytasz konkretny case budowania Zespołu Projektowego dla klienta z branży IT.

W mojej pracy projektowej absolutnie zawsze dbam o dopracowanie pierwszego spotkania w każdym jego aspekcie. Swego czasu popełniłam pewien błąd, który mnie sporo nauczył (w tym wpisie dzielę się tą historią). Tłumaczy mnie to, że to było dawno, dawno temu :). Nie chcąc popełnić go znowu, pokładam w kick-off’ie konkretne nadzieje:

  1. Przede wszystkim dbam o to by każda zaproszona osoba poznała cele iintencje projektu, jego zakres, etapy, harmoongram (przynajmniej z grubsza określony na tyle, na ile można to uczynić na początku projektu).
  2. Staram się wyrównać wiedzę o projekcie oraz motywację uczestników. Zwykle jest przecież tak, że ramy współpracy ustalam z Zarządem i Działem HR. Oni są najlepiej poinformowani. Ale czy pracuję nad strategią EB, czy opracowuję chociażby nowy on-boarding lub czy badam i “nazywam” Employee Value Proposition, to wiem, że nie mogę zapomnieć o wszystkich tych osobach, które istotnie wpływają na projekt. Przykład: np. on-boarding i managerowie. Oni nie będą wprost zaangażowani w budowanie procesu (warsztaty z Design Thinking, badania użytkowników, brainstorming, itp.), ale są żywo zainteresowani co zmieni się w przyszłości i jaka będzie ich rola we wdrażaniu nowego pracownika.
  3. Pierwsze spotkanie to doskonała okazja do zbudowania zaangażowania w Zespole Projektowym (dalej ZP). To, jakim językiem opowiadam o współpracy, to jak wysławia się na temat celów jego sponsor (często zarząd właśnie), a także to co ma do dodania Product Owner tego tematu (np. specjalista HR) będzie miało niebagatelny wpływ na to jak odbierze go reszta ekipy. Dodam, że obecność zarządu to okazja by nadać projektowi wysoki priorytet ;-).
  4. Kick-off to również czas na to, by określić rolę każdego w projekcie, jego odpowiedzialność, % czasu i zaangażowania, jakiego będziemy od niego oczekiwać. To też pomoże Tobie zapanować nad projektem i jasno określić kto i kiedy (oraz w jakiej formie) weń się angażuje. Pamiętaj, EB nie robi się w pojedynkę!
  5. Nie zapominam też o funkcji integracyjnej. Niekoniecznie jest przecież tak, że wszyscy się świetnie znają i rozumieją. Do projektów staram się dobierać osoby z różnych stron biznesu, dbając o multidyscyplinarność zespołu i jego różnorodne kompetencje. Bo wiem, że pracując nad ‘flow’ pomiędzy nimi pracuję nad samym projektem. Zaangażowanie ludzi, ich pozytywne nastawienie i relacje to już 50% sukcesu projektowego. Możesz mi śmiało zaufać, robię to od kilkunastu lat. Te zespoły, które czują PO CO robimy strategię EB (czy inny projekt) dowożą go do samego końca.

O czym i w jakiej kolejności mówić na kick-offie? Checklista:

  1. Założenia projektu, tło powstania, cele, kryteria sukcesu – pamiętaj, uczestnicy chcą wiedzieć po co to wszystko właściwie robimy.
  2. Przedstawienie członków Zespołu Projektowego i jego rola, role oraz % zaangażowania pozostałych interesariuszy – uczestnicy chcą wiedzieć kiedy i jak mają się angażować oraz ile to będzie wymagało czasu. Warto by każdy powiedział o sobie kilka słów (potrzebujesz podpowiedzi do konkretnych narzędzi? Tu znajdziesz ich sporo).
  3. Zakres projektu – co dokładnie będziemy robić, na jakich narzędziach. Trello? Asana? Mural? Custellence do mapowania Candidate&Employee Experience? Czy może jeszcze coś innego? Tu warto też określić na ile członkowie ZP oraz interesariusze będą musieli znać to narzędzie i w jakim zakresie.
  4. Grupy Docelowe projektu – w jakie grupy pracowników lub kandydatów robimy wgląd? Kogo będziemy angażować np. do badań marki?
  5. Sposoby komunikacji projektu (kanały i narzędzia) – jak i gdzie będziemy komunikować postę prac oraz jego efekty. Tak w gronie tylko ZP, jak i w organizacji. Warto zadbać o to, by były to kanały różnorodne, nastawione na dialog z grupami docelowymi projektu. Możecie też wspólnie nazwać projekt!
  6. Mocne strony projektu oraz Ryzyka i zagrożenia: tu możesz wykorzystać narzędzie “Nadzieje”/”Obawy”. Ja zwyklę łączę zespoły na dwie grupy (czy to offline czy to online). Pierwsza z nich opisuje jakie pokłada nadzieje w projekt, a druga – obawy. Potem zamiana i omówienie na forum.
  7. Sesja Q&A – z doświadczenia wiem, że ważne jest by określić, że jest to sesja dotycząca wyłącznie tego projektu. Czasem jest bowiem tak, że takie spotkanie, gdzie obecny jest CEO rodzi w innych potrzebę zdobycia informacji na pozostałe tematy. Nagle okazuje się, że wszystko jest pilne i trzeba to natychmiast omówić. Gdy pojawi się zatem taka sytuacja, uprzejmie skieruj wszystkich “do brzegu”.
  8. Feedback – na koniec zapytaj o wrażenia ze spotkania lub spostrzeżenia odnośnie projektu. Możesz to zrobić jednym z narzędzi Design Thinking: “Podobało mi się” (i tu uczestnik wypisuje co KONKRETNIE mu się podobało) oraz “Chciałbym” (co KONKRETNIE chciałby/potrzebowałby/zmieniłby). Wystarczy do tego google ankieta albo menti.com. Jeśli starczy czasu – możecie omówić informacje zwrotne na forum.

Wszystko to prowadzone z taką energią i podejściem, by zbudować ‘duch w narodzie’. Jeśli na koniec rozlegnie się “Hurra! Zaczynamy!”, to wiedz, że dobrze wykonałeś swoją pracę. Entuzjazm jest na tym etapie najważniejszy. Nawet wtedy gdy nie wszystko jeszcze dopracowane jest w najdrobniejszych szczegółach. Nie jesteś przecież w stanie przewidzieć wszystkiego. Dlatego nie stresuj się, jeśli nie będziesz znać wszystkich odpowiedzi. W końcu możesz do dalszej komunikacji użyć narzędzi, które wcześniej sobie omówiliście.

Tytułem zakończenia:

  • Zaraz na samym początku kick-offa wyznacz osobę, która przygotuje notatkę ze spotkania. Notatkę otrzymają wszyscy uczestnicy + ew. ci, którzy powinni, a nie mogli wziąć udziału.
  • Całość kick-offa nie może być zbyt długa. Poziom entuzjazmu jest bowiem odwrotnie proporcjonalny do długości trwania spotkania ;-). Zwykle zamykam się w 1,5h. Ale nie znaczy wcale, że nie możesz go przeprowadzić trochę w innej formie (wyjazd i integracja), np. zaszywając się z ekipą w lesie na weekend.
  • Pamiętaj, że celem kick-offu NIE JEST określenie wszystkiego na samym początku. Celem jest m.in. pokazanie, że kontrolujesz projekt, wiesz co i jak przeprowadzić.
  • Kick-off odbywa się PO zaplanowaniu projektu, a PRZED jego realizacją. Tym samym, niejako, przechodzisz od słów (pierwsze ustalenia) do czynów.
  • Oprócz tego, że dbasz o dobre wrażenie projektu, to jeszcze dbasz o personal brand uczestników ZP oraz SWÓJ WŁASNY. Zadbaj o to i nie zapomnij o sobie w tym wszystkim. Świadomie buduj zaufanie do projektu, do siebie, do swoich umiejętności. To ważne, jeśli chcesz, by HR był partnerem dla biznesu.
  • Zadbaj też o to, by motywacja wypracowana na spotkaniu utrzymała się długo. Dobrze jest nie zwlekać ze startem realnych prac. Pomiędzy kick-offem a pierwszym zadaniem nie może upłynąć za dużo czasu. To, ile to jest, a ile nie jest – zależy od kontekstu (kultura organizacji, różne zdarzenia w firmie, styl pracy, itp.). Nie mam tu jednoznacznej odpowiedzi. Zwykle staram się by były to max 2 tygodnie.

Chcesz wiedzieć więcej? Potrzebujesz przećwiczyć narzędzia, mapowanie, brainstorming, projektowanie strategii EB i zarządzanie Zespołem Projektowym? Niedługo prowadzę warsztaty online. Zostały 3 ostatnie miejsca. Zapraszam! Tu znajdziesz komplet informacji oraz rekomendacje zachwyconych uczestników ♥♥♥: https://bardzohr.pl/strategiczny-employer-branding-szkolenie-online/

Photo by Carlos Alberto Gómez Iñiguez on Unsplash

Bądź na bieżąco z Employer Brandingiem => zapisz się na newsletter bardzoHR


Podziel się