Kulturę organizacyjną ma każda firma. Niekoniecznie nazwaną, określoną czy oficjalnie zakomunikowaną. Dla jej ustanowienia nie potrzeba specjalnego dekretu. Ona po prostu JEST.
Tak samo jest z wartościami. Oddychamy nimi, kierujemy się przy definiowaniu co jest w firmie mile widziane, a co wprost przeciwnie. Podpowiadają nam one jak się zachować w określonych sytuacjach: gdy do zespołu przychodzi ktoś nowy, gdy uczestniczymy w spotkaniu z zarządem, a nawet wtedy gdy podejmujemy decyzję w co się ubrać do biura w upalny dzień. Są dla nas drogowskazem zachowań, encyklopedią obowiązującego humoru w firmie, zestawem narzędzi podpowiadającym jak załatwić określone sprawy z innym zespołem. Mimo że wartości nikt do tej pory w Twojej firmie jeszcze nie nazwał, to one i tak SĄ.
No właśnie, a co zrobić by W KOŃCU owe wartości nazwać i by określić, zdefiniować, opisać, zakomunikować, uzasadnić (niepotrzebne wykreśl) kulturę organizacji? W końcu funkcjonowanie w środowisku, gdzie pojawia się pewien konflikt wartości albo ich brak znacznie utrudnia podejmowanie codziennych decyzji na dłuższą metę zaczyna wszystkim przeszkadzać. Zaczynają się pojawiać pytania: „Co w końcu wolno w tej firmie, a czego nie wolno?”. Poszczególne wartości zaczynają też ze sobą konkurować (np. starzy pracownicy i ich nawyki vs. nowi i ich przekonania), albo też może pojawić się sytuacja, że ich brak utrudnia podejmowanie decyzji biznesowych (w tym przetargu nie weźmiemy udziału, bo…)?
O tym dlaczego kultura organizacji jest ważna i dlaczego nazwisko Edgara Scheina pojawia się w związku z nią tak często, pisałam w jednym z moich poprzednich wpisów). Tutaj, chcę się z Tobą podzielić bardzo praktycznymi wskazówkami jak w ogóle podejść do takiego projektu, na co zwrócić uwagę, jak ułożyć pracę swoją i zespołu. Zrobię to oczywiście (bo już tak mam w naturze) – na konkretnym przykładzie.
Moja przygoda z Deviniti
Przygoda z projektem „Wartości Deviniti” rozpoczęła się pewnego czerwcowego dnia, gdy telefon od wrocławskiej firmy IT zastał mnie nad morzem. W tle szumiały nam fale, a my ustalałyśmy z Renatą (Project Managerem tego tematu) zakres współpracy:
- Spojrzenie na kulturę pracodawcy oczami pracowników (tu zdecydowałyśmy się zastosować ankietę on-line skierowaną do wszystkich oraz warsztaty fokusowe zaadresowane do wybranych grup pracowników).
- Zbadanie perspektywy całej kadry zarządzającej (ankieta on-line, wywiady indywidualne bezpośrednie oraz telefoniczne, kwestionariusz OCAI wg metodologii Camerona i Quinna). BTW: potrzebujesz ok. 20 minut, by przeprowadzić kwestionariusz w małej grupie liderów oraz poznać wstępne wyniki, ale potrzebujesz ok. 3h warsztatu by wypracować wnioski w kategoriach: Jak jest teraz? Dlaczego tak jest? Co chcemy, żeby było? Co powinni się zdarzyć, żeby dojść tam, gdzie chcemy?
- Cztery całodzienne warsztaty z Zespołem Projektowym (metody facylitacji, ćwiczenia indywidualne i zespołowe, omawianie i interpretacja wniosków, wypracowywanie listy działań w kategoriach 'stop – start – continue’).
- Cztery sesje strategiczne z Zarządem i ostatnia z liderami zatwierdzająca brzmienie wartości oraz listę postaw i działań je wspierających (do’s&dont’s).
BTW: Ankietę i jej treść stworzyliśmy wspólnie, fokusy przeprowadziłam samodzielnie jako zewnętrzna konsultantka. Jeśli chcesz dowiedzieć się jak zaprojektować ankietę, jak ułożyć badania, a nawet jakie ćwiczenia przeprowadzić na fokusach lub spotkaniach warsztatowych zapraszam Cię do poprzednich wpisów na blogu:
- Pięć wskazówek jak przeprowadzić audyt marki pracodawcy.
- Jak skonstruować ankietę. Pobierz manual.
- Focus na fokus. Sprawdź scenariusz warsztatów i 6 ćwiczeń.
- 3 kroki do kreatywnej burzy mózgów. Przydatne wskazówki oraz konspekt sesji kreatywnej.
Odpowiednio też zadbaliśmy o komunikację projektu:
- Na start projektu, w celu wyjaśnienia „po co”, „z kim”, „dla kogo”, „dlaczego” nagraliśmy krótkie video. Prezes – w rolach głównych, marketing w rolach dźwiękowca, oświetleniowca i montażysty. Video użyliśmy również na koniec, by podziękować za zaangażowanie wszystkim pracownikom (tu rolę główną pełniła PM projektu), a także po to, by w dość zabawnej formie przedstawić pierwsze efekty, tzw. 'quick wins’. Szczerze przyznając – materiał video nie wygra festiwalu w Cannes, ale też nie taki był jego cel. Kręcone „z ręki”, z pewnym luzem, z akceptacją dla potknięć językowych. Bez spiny :).
- Aby zakomunikować zebrane wnioski, jak również by zaprezentować listę 'to do’ wykorzystaliśmy infografikę publikowaną na bieżąco na firmowym confluence i slacku. Omawialiśmy na niej każdy etap projektu: od zaprezentowania członków Zespołu Projektowego aż po listę zdefiniowanych wartości.
BTW: Wybaczcie, ale ze względu na rodzaj projektu, nie będę udostępniała w.w materiałów na łamach bloga. Całemu projektowi nadaliśmy jedną, spójną wizualizację. Był claim, były naklejki, były koszulki z dedykowaną grafiką dla Zespołu Projektowego. Były też kwiaty :). A dokładniej – skrzydłokwiaty. Dlaczego? Bo oczyszczają powietrze! :) {A skoro kultura jest jak powietrze, to…;-)}
Renata Iwaniec, PM projektu z ramienia Deviniti – tuż przed wręczeniem skrzydłokwiatów Zespołowi Projektowemu. Huraaa! Projekt zakończony:)
Let’s make Deviniti Software Home!
Tygodnie intensywnej pracy zostały zwieńczone wybraniem Ambasadorów Wartości w czasie eventu 15lecia firmy. Ten przystojniak, którego widzicie w naszych objęciach poniżej na zdjęciu, to wydrukowany w 3D eksplorator kosmosu i wszechświata. Trafił on w ręce pracowników wybranych w czasie firmowego plebiscytu (ależ oczywiście, że stworzonym na narzędziu, z którego firma słynie – bo na jirze!). Dzięki temu 'konkursowi’ pracownicy zapoznali się z sześcioma wartościami, które ODKRYLIŚMY w czasie naszego projektu. Każdą z wartości opisaliśmy pokazując w jakim zachowaniu widać ją najlepiej. Wybrani ambasadorzy unaoczniają to zachowanie w praktyce i… za chwilę będą razem z nami promować ten pożądany wymiar kultury wewnątrz organizacji w kolejnych działaniach.
Po stronie Deviniti też powstał podobny wpis (przeczytacie go na blogu firmowym). Ręką Renaty opisany został cel projektu, tematy poszczególnych warsztatów, a nawet obecność zarządu i jego rola. Koniecznie doń zajrzyjcie, bo oba artykuły niejako się uzupełniają (celowo nie opisuję tutaj wszystkiego:)).
Na koniec mam dla Was kilka podpowiedzi. Mnie sprawdza się określone podejście, przetestowane narzędzia, dobre przygotowanie, ale też szczypta spontaniczności. Zebrałam je w pięć, wg mnie najważniejszych, punktów. Staram się ich trzymać przy każdym projekcie:
- Dobór ludzi do Zespołu Projektowego jest kluczowy (tu możesz przeczytać o tym innym zespole, w innym projekcie). Zaangażowani, różnorodni, z refleksją, chcący pracować na warsztatach, nie bojący się wyrazić swojego zdania PLUS empatyczni, analityczni, będący naturalnymi liderami projektu wewnątrz firmy – to połowa sukcesu! Btw: kontrakt zasad pracy spisany na pierwszym warsztacie nie zaszkodzi.
- Szczęście sprzyja przygotowanym! Co to znaczy? Zanim ruszysz z projektem opracuj: plan komunikacji, plan badania, listę hipotez do weryfikacji, scenariusz fokusów, a nawet ustal formę raportu, gdzie znajdą miejsce wnioski i lista 'to do’. Nie zapominaj (i tu uwaga: najlepsze…!): nie przywiązuj się zanadto do planu. Wiesz ile moich projektów zostało zrealizowanych w 100% tak, jak sobie zaplanowałam? Jeden na dziesięć :).
- Trzymaj się reguły KISS. Nie jesteś w stanie przenalizować w firmie absolutnie wszystkiego: od zaangażowania pracowników, przez narzędzia komunikacji, a skończywszy na efektywności procesów. Wybierz najważniejsze obszary i się ich trzymaj. Nie komplikuj zanadto. Prostota w działaniu pomoże Tobie, jak i organizacji spojrzeć na kulturę (dość przecież skomplikowane pojęcie) w sposób usystematyzowany i uporządkowany. Określ priorytety, najważniejsze grupy docelowe, zaplanuj w czasie poszczególne działania i od tego zacznij. Innymi słowy, zastanów się czy naprawdę projekt powinien trwać dziesięć miesięcy. Może wystarczą tylko trzy?
- Czuję, że zostawiam Cię z pewnym niedosytem odnośnie zastosowanej przeze mnie metodologii Camerona i Quinna. Robię to celowo. Łatwiej mi ją omówić bezpośrednio, niż ją opisywać (choć, kto wie. Może niebawem się z tym zmierzę. Dam Ci znać!). Najchętniej omówiłabym ją przez telefon albo w czasie spotkania. Najchętniej zastosowałabym ją też bezpośrednio na Tobie, aby pokazać jej trafność i rzetelność. Dlatego pisz, dzwoń (kontakt do mnie tu), a ja pokażę Ci w ciągu 20 minut narzędzie, które ZDECYDOWANIE ułatwi rozumienie i rozmowę o kulturze organizacji.
- Na koniec pamiętaj: kulturę organizacji, wartości, Employee Value Proposition – ODKRYWAMY, a nie projektujemy od nowa czy narzucamy w firmie. Jasne, może zaistnieć taka sytuacja, że np. trzy zdefiniowane wartości wyartykułowali ludzie w badaniach. Powiedzmy, że jest to „Doskonalenie się”, „Szacunek dla różnorodności” oraz „Wspieramy siebie nawzajem” (teraz nie skupiamy się jak to brzmi copywritersko, ok?). I na to zarząd mówi: 'To jest dla nas ok, rzeczywiście tak budowaliśmy firmę i na tym nam zależało, ale teraz chcielibyśmy też położyć większy nacisk na 'Innowacyjność i odważne poszukiwanie nowych rozwiązań’ „. I to jest OK, jeśli to jest w takich proporcjach (i jeśli pójdą za tym 'poszukiwaniem innowacyjności’ konkretne zmiany w procesach, zasadach pracy, budżetowaniu, itp.). Ale jeśli jest zupełnie odwrotnie, to znaczy zarząd chce wyznaczyć pięć wartości, których ludzie nie czują, nie podpisują się pod nimi (oficjalnie lub nieoficjalnie), nie te (a inne) wskazali w badaniach, to są trzy możliwości: albo 1) wartości pięknie prezentować się będą na firmowym korytarzu lub na www i nikt się nimi więcej nie będzie przejmował. ALBO 2) pracownicy poczują się oszukani (w końcu zaangażowali się w projekt) i jawnie będą śmiać się z tzw. wartości, a następne badanie będą jawnie sabotować (widziałam taką sytuację na własne oczy). ALBO 3) w końcu i Ty zrozumiesz, że pracodawca, który narzuca innym co mają czuć, co ma być dla nich ważne nie jest pracodawcą dla Ciebie…
Pomogłam? Daj znać! Skomentuj, udostępnij w socialach. Będę wdzięczna.
Grafika główna: projekt Deviniti.
Daria – jak zawsze super merytorycznie, bardzo konkretnie i wartościowo. Dziękuję.